Презентация своей точки зрения

Вы, как менеджер, часто будете вынуждены доказывать обоснованность того, что, по вашему мнению, необходимо выполнить. Вы должны будете убедить людей поверить в ваши убеждения и принять ваши рекоменда­ции. Для этого нужно иметь четкое представление о том, чего вы хотите, и вам следует продемонстрировать, что вы сами верите в это. И главное, эффективность вашей презентации будет зависеть от тщательности, с которой вы ее подготовите.

ПОДГОТОВКА

Тщательная подготовка крайне важна. Вы должны продумать не только то, что необходимо сделать и зачем, но и как люди будут реагировать. Лишь после этого вы сможете решить, как обосновать свою точку зре­ния: подчеркнуть преимущества, не преуменьшая затраты, и предвосхи­тить возражения.

Надо представить себе вопросы, которые может поднять аудитория, и заранее найти ответы на них, или, во всяком случае, подготовить свои ответы на них. Наиболее вероятны вопросы:

В чем заключаются - предложение?

Каковы Сколько Каковы Какие Почему

Как

- будут преимущества?

- это будет стоить?

- факты, цифры, прогнозы и предположения,
на которых основано предложение?

- есть альтернативы?

- мы должны изменить то, что мы делаем
сейчас?

- данное предложение или решение лучше
альтернативных?

- необходимо проводить изменения?

- преодолеть помехи?

178 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

- были исследованы альтернативы?

- отразятся изменения на мне?

Кого - коснутся изменения и какова будет их

реакция?
У кого - скорее всего, будут самые непоколебимые

мнения в пользу или против изменений

и почему?

Кто - будет внедрять предложение?

Когда - это должно быть сделано?

Чтобы обосновать свою точку зрения, вы должны выполнить три дей­ствия:

1. Продемонстрируйте, что она основана на тщательном анализе
фактов и что до принятия окончательного решения вы долж­
ным образом оценили альтернативные варианты. Если вы
сделали предположения, то должны показать, что они обосно­
ванно следуют из соответствующего опыта и допустимых про­
гнозов, в которых сделана поправка на неожиданное. Помните
слова Роберта Геллера (26), что "сила предложения определя­
ется лишь силой самого слабого его допущения".

2. Подробно разъясните преимущества - для компании и для от­
дельных лиц, которым делается предложение. По возможности
объясняйте преимущества в финансовых терминах. Абстракт­
ные преимущества, такие как удовлетворение клиентов или дух
сотрудников, продать трудно. Но не приводите "липовые циф­
ры" - финансовые оправдания, которые не выдержат проверки.

3. Покажите затраты. Не пытайтесь так или иначе замаскиро­
вать их. И будьте реалистом. Ваше предложение будет унич­
тожено, если найдется человек, который сможет показать, что
вы занизили цифру расходов.

Помните, что члены правления хотят абсолютно точно знать, что они получат за свои деньги. Большинство из них проявляют осторожность, не желая, а зачастую просто не имея возможности брать на себя большой риск. По этой причине сложно обосновать свою точку зрения на экспе­рименты или пилотные проекты, если только правление, комитет или лицо не смогут понять, каковы будут преимущества и общие затраты.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Предложения часто делают в два этапа: письменное сообщение, за кото­рым следует устная презентация. Качество последней часто может скло­нить чашу весов в вашу пользу (или наоборот). Эффективность выступ­лений перед аудиторией и письменных сообщений подробно рассматри­вается в главах 19 и 43, соответственно, но здесь уместно отметить неко­торые особые моменты, о которых следует помнить при устном обоснова­нии своей точки зрения перед аудиторией:

УМЕНИЕ ВЛИЯТЬ НА ДРУГИХ ЛЮДЕЙ • 179

1. Устная презентация не должна состоять лишь из перечисления
фактов, изложенных в письменном сообщении. Ее необходи­
мо использовать для того, чтобы донести основные моменты
своей аргументации, пропуская мелкие детали.

2. Не исходите из того, что ваша аудитория прочитала письмен­
ное сообщение или поняла его. В своем выступлении старай­
тесь избегать ссылок на сообщение. Это может отвлечь внима­
ние людей от того, о чем вы говорите. Пользуйтесь наглядны­
ми пособиями, лучше всего лекционным плакатом, чтобы выде­
лить основные моменты. Но с ними нельзя переусердствовать,
чтобы не создавать впечатления слишком большого лоска.
Аудиторию убеждаете вы, а не ваши элегантные наглядные
пособия.

3. Проследите за тем, чтобы ваше вступление на открытии пре­
зентации приковало к себе внимание аудитории. Они должны
сразу же заинтересоваться вашей презентацией. Вначале вкрат­
це обрисуйте свой план, его преимущества и стоящие за ним
затраты и покажите аудитории, как вы собираетесь развивать
свою аргументацию.

4. Покажите недостатки и альтернативные варианты действий,
чтобы вас не могли заподозрить в том, что вы что-то скрыли
или упустили.

5. Не позволяйте вовлечь себя в чрезмерно подробное обсужде­
ние. Будьте лаконичны и говорите по теме.

6. Выразительное заключение должно присутствовать обязатель­
но. В нем необходимо предельно четко передать, каких дей­
ствий вы ждете от правления, комитета или человека.

Эффективность вашей презентации в огромной мере будет зависеть от того, насколько хорошо вы подготовились, - не только от четкого изло­жения фактов, цифр и аргументов в письменном виде, но и от решения, что и как вы собираетесь говорить на встрече. Чем важнее вопрос, тем тщательнее необходимо репетировать презентацию.

СПИСОК КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ

1. Точно ли вы знаете, чего хотите?

2. Верите ли вы на самом деле в свои доводы?

3. Удалось ли вам собрать и проверить все факты, которые гово­
рят в вашу пользу?

4. Каковы самые сильные аргументы по вашему делу?

5. Почему необходимо изменить текущую ситуацию?

6. Кого еще коснется новшество? Профсоюзов, других отделений
или отделов?

7. Каковы аргументы против вашего плана?

180» КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

8. Какие существуют альтернативы вашему плану?

9. Кому вы представляете свой план? Лоббируете ли вы чьи-
нибудь интересы?

10. Обсуждали ли вы финансовые моменты со специалистами?

11. Знаете ли вы своих вероятных союзников и оппонентов?

12. Подготовили ли вы раздаточный материал по любым слож­
ным показателям?

13. Обсуждали ли вы, когда удачнее всего проводить презентацию?

14. Ваши идеи были удачными, когда они впервые пришли вам в
голову: так ли хороши они теперь?

Дата добавления: 2015-04-29