Контроль за выполнением проекта

ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА

В подготовку проекта входит:

• приобретение и распределение ресурсов;

• подбор и инструктирование группы управления проектом;

• придание окончательной формы программе проекта - опреде­
ление каждого этапа;

• определение и ввод систем управления и процедур отчетности
(формат и распределение по срокам промежуточных отчетов
о ходе выполнения работ);

• определение ключевых дат проекта по каждому этапу (узло­
вых моментов) и внесение в план собраний, приуроченных к
узловым моментам, с целью проверки хода выполнения и при­
нятия решений о любых действиях, которые могут понадобить­
ся.

Три наиболее важных параметра, которые необходимо контролировать, -это:

• время - выполнение плана проекта как программы;

• качество - выполнение технического задания;

• затраты - сдерживание затрат в рамках бюджета.
Контроль выполнения проекта строится на промежуточных отчетах о ходе
выполнения работ, которые показывают, что из запланированного сдела­
но. Предусматривается плановая дата завершения, дата фактического ис­
полнения и прогнозируемая дата выполнения каждого этапа или опера­
ции. Таким образом, устанавливается вероятность задержек, выхода из
графика или появления узких мест, что дает возможность своевременно
принимать корректирующие меры. Контроль можно установить при по­
мощи планово-контрольного графика Ганта или гистограмм, а также сопо­
ставлением с сетевыми планами или анализом критических путей.

Промежуточные собрания по рассмотрению хода выполнения работ следует проводить через предопределенные интервалы. Эти собрания можно рассматривать как "узловые", если они совпадают по времени с ключевыми этапами проекта.

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ • 279

ЭТАПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

1. Определите задачи и возможности осуществления.

2. Проведите анализ затрат и результатов или оценку капита­
ловложений, чтобы обосновать проект.

3. Определите:

• что необходимо выполнить;

• кто и что должен делать;

• к какому сроку все должно быть готово (с разбивкой по эта­
пам);

• сколько это будет стоить.

4. Определите требования к ресурсам (рабочая сила, финансовые
средства, материалы, системы, оборудование и т.п.).

5. Подготовьте программу - определите этапы.

6. Определите методы контроля - схемы, сетевое планирование,
промежуточные отчеты о ходе выполнения работ, промежуточ­
ные (узловые) собрания.

7. Проследите за тем, чтобы каждый знал, чего от него ожидают,
имел в своем распоряжении необходимые ресурсы.

8. Постоянно отслеживайте ход выполнения работ в сравнении
с планом, а также на официальных собраниях.

9. При необходимости принимайте корректирующие меры, напри­
мер, перераспределите ресурсы.

10. Оцените конечный результат по отношению к задачам и воз­
можностям осуществления проекта.

280 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

Обеспечение обратной связи

Человеку необходимо знать, насколько хорошо он справляется с работой, чтобы продолжать работать с хорошими результатами или разобраться, что ему необходимо сделать для ее улучшения. Он выполняет действие и узнаёт из информации, предоставленной ему в виде обратной связи, на­сколько эффективным оказалось это действие. Он замыкает цепь обрат­ной связи, внося любые исправления в свой образ действий на основе полученной им информации.

В идеале обратная связь должна быть заложена в самой работе. У человека должна быть возможность отслеживать то, что он делает, чтобы оперативно инициировать корректирующее действие. Но на практике это возможно не всегда, и менеджер несет ответственность за предоставле­ние обратной связи. Это можно и необходимо делать регулярно, особен­но после выполнения конкретного задания или по завершении проекта. Но можно выдавать ее и на более официальных собраниях, посвященных проверке результатов работы.

Дата добавления: 2015-04-29