Коммуникативная функция руководителя

Место общения в управленческой деятельности.

Чтобы определить место делового общения в системе менеджмента, процитируем кусок из статьи «Управленческий труд: анализ наблюдений» известного теоретика в области управления Г. Минцберга (Перевод статьи из кн. L.A.Mainiero, C.L.Tromley Developing managerial skills in organizational behavior, Prentice-Hall, New Jersey, 1989, p. 4.):

Чем занимаются менеджеры? Задайте этот вопрос и вам вероятно скажут, что менеджеры планируют, организуют, координируют и контролируют. Начиная с А.Файоля, который первым произнес эти слова в 1916 году, они стали доминирующими в словаре менеджмента. Насколько значимы они в описании управленческого труда? Рассмотрим одно рабочее утро президента большой организации.

Как только он вошел в свой офис в 8.23, как секретарша показала ему жестом, что он должен взять трубку. «Джери, был сильный пожар на заводе прошлой ночью, около 30 тыс. убытка. Нам следует воссановить производство к среде. Думаю, тебе следует знать».

В 8.45 в офис провели мистера Джемиссона. Управляющий обсудил с ним его планы об отставке и его коттедж в Нью Хемпшире и показал ему почетную табличку к празднованию 32-летия работы мистера Джемисона в организации.

Затем он разбирает почту: безобидное с виду письмо подписано адвокатом из Детройта, читает: «Группа граждан из Детройта заявляет о своем решении не покупать вашу продукцию, потому что вы используете антиамериканскую символику». Менеджер диктует ответ.

Десятичасовая встреча инициирована менеджером по кадрам. Он заявляет, что его начальник, вышестоящий вице-президент, дурно обращается со своим штатом, и если его не уволят, то они все уйдут. Как только встреча заканчивается менеджер изменяет свой распорядок, чтобы изучить требование и отреагировать на этот кризис.

Какой из этих видов деятельности может быть назван планированием, организовыванием, координированием и контролем? В самом деле, что означают такие слова как «координирование» и «планирование» в контексте реальной деятельности. Фактически эти четыре слова не описывают работу менеджера полностью; они описывают некоторые смутные цели управленческой работы.

Суть управленческой деятельности связана с необходимос­тью постоянной координации деяте-льности подразделений орга­низации и ее отдельных членов для достижения общих целей. Эта коор-динация осуществляется в различных формах, но в пер­вую очередь - посредством многообразных ко-нтактов членов организации, т.е. в процессе их коммуникации. Все, что проис­ходит в организации, прямо или косвенно связано с коммуника­тивными процессами, поэтому они являются одними из ос-нов­ных средств обеспечения ее целостности и функционирования. Система коммуникативных обме-нов пронизывает все «клеточки» организации, обес­печивая ее жизнедеятельность. По отношению к деятельности руководителя она также играет важнейшую, но достаточно спе­цифическую, роль. Эта специфика состоит в том, что, будучи важной сама по себе, коммуникативная функция встроена в реализацию всех иных управленческих функций; она выступает средством их реализации, а также взаимной координации. Поэ­тому коммуникативная функция наряду с функцией принятия решения рассматривается в качестве «связующего npoцecca» в организациях.

В общем плане коммуникация определяется как любой обмен информацией между людьми (или группами) независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет. В силу такого общего и широкого определения содержание явлений и процессов, включае­мых в понятие «коммуникация», также очень обширно и многооб­разно. Отсюда возникает необходимость структурировать понятие коммуникации и выявить в нем те аспекты, которые наиболее важны для характеристики содержания деятельности руководи­теля. В теории управления выделяют три таких аспекта:

- коммуникация как общее явление, процесс, развертывающийся в организационной системе на всех ее уров­нях и во всех структурах, в том числе и не связанных непосред­ственно с руководителем;

- коммуникация как не­посредственная практика контактов руководителя с отдельны­ми подчиненными, их группами, подразделениями организации;

- коммуникация как особая, специфическая функция управления, т.е. как объект целенаправ-ленного регулирования со стороны руководителя, как компонент управленческой деятель­ности.

В свою очередь, каждый из этих аспектов включает два основных плана — нормативно-организационный и субъектно-психологический. Первый связан с объективными организацион­ными формами коммуникации, требованиями к эффективному ее осуществлению, структурой оптимального коммуникативного процесса. Второй раскрывает очень сильное влияние на комму­никацию психологических особенностей «коммуникантов» и позволяет объяснить ряд важных ее черт, в том числе мешающих ее эффективной реализации.

Сущность коммуникативной функции руководителя и ее ос­новная задача заключаются в обеспечении оптимального обмена информацией внутри организации между отдельными ее подраз­делениями и индивидами (а также - с внешним окружением). Критерием оптимальности при этом выступает то, насколько существующая коммуникативная сеть содействует достижению общих целей организации. Создание эффективных коммуника­ций достигается несколькими путями. Так, формули­ровка ясной, четкой и определенной цели организации, а также ее конкретизация на подцели для каж-дого подразделения сама по себе «снимает» многие вопросы, делает излишними дополни­тельные разъяснения и оптимизирует коммуникации. Адекват­ный и детализированный план, четко регламен-тирующий основ­ные виды работ подразделений и их нормативы, также является действенным сред-ством урегулирования деловых конфликтов. Далее, правильно выбранный тип организации (эконо-мичность ее структуры, отсутствие дублирующих подразделений, множест­венного подчинения) так-же содействует созданию опти­мальной коммуникативной сети. Наконец, эффективная система кон-троля - его справедливость, понятность подчиненным, глас­ность, систематичность - устраняет «не-ужные разгово­ры», выяснения и конфликты. Таким образом, можно видеть, что средствами реализа-ции коммуникативной функции являются основные управленческие функции (целеполагание, плани-рование, организация, контроль). Данное обстоятельство отчетливо указывает на специфичность ком-муникативной функ­ции. С одной стороны, коммуникативная функция является предметом специа-льного регулирования со стороны руководите­ля. Но, с другой стороны, она в еще большей степени обеспечи­вается не непосредственно, а через все иные управленческие функции в ходе их реализации. Существует и обратная зависи­мость: в основном именно через коммуникативную функцию руково-дитель реализует все иные свои функции. В этом и заклю­чается главная специфическая особен-ность рассматриваемой функции; чем менее она представлена как самостоятельная и чем в большей степени она реализуется «за счет» других функ­ций, тем выше ее собственная эффективность. И нао-борот, она выходит на первый план, требует от руководителя особо при­стального внимания в тех слу-чаях, когда «организация дает сбои» - работает неэффективно. Как справедливо отмечают в этой свя-зи Г.Кунц и С.О'Доннел, «области наиболее высокой концентрации информационной плотности... со-пряжены с теми, где активность незначительна или отсутствует вообще» [Кунц Г., О'Доннел С. Уп-равление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций]. Эта специфическая черта коммуникативной функции нашла отражение в много­численных выражениях «народной психоло-гии»: «хорошая работа - это когда все ясно без слов», «не требуется комментариев» и наоборот «много слов - мало дела», «кто мною говорит - тот мало делает», «когда армия не воюет, она пишет».

Тот факт, что через коммуникативную функцию реализуются все иные управленческие функции деятельности, делает понят­ными данные, согласно которым от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя заполнено именно коммуникациями [Devis K., Frederic W. Business in Society. N.Y., 1980]. Кроме того, 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным пре­пятствием на пути достижения высокой эффективности их орга­низации [по Мескон М., Альберт М., Хедоури А. Основы менеджмента. М., 1982].

Дата добавления: 2015-05-10