Понятие и виды деловых совещаний

Совещание – взаимодействие группы людей, в ходе которого происходит обмен определенной деловой информацией, требующей коллективного осмысления и решения. Участниками совещания становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и специалисты, в чьей компетенции находится обсуждаемая проблема[27]. Эффективность совещания во многом зависит от его организатора. Кроме руководителя и подчиненных (ведущего и участников) в совещании могут принимать участие наблюдатели, которым предоставляется слово в конце совещания для анализа его хода и речевого поведения участников.

Особенности деловых совещаний:

· проходят в обстановке строгой официальности, обусловленной фиксацией устной речи, ведением протокола;

· управляются, организуются;

· сочетают различные риторические жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, мнениями) и дискуссия.

· направлены на решение конкретной проблемы.

В зависимости от задач выделяют информативное, инструктивное, оперативное и проблемное совещание.

Информативное совещание организуется для того, чтобы выяснить, проанализировать состояние дела(как выполняется намеченное, что происходит в коллективе и т.д.); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу.

Главная задача инструктивного совещания – убедить сотрудников в правильности проводимой экономической политики, проинформировать коллектив о поисках решения проблемы, о новом опыте и возможностях его внедрения.

Оперативные совещания проводятся ежедневно или еженедельно с целью обмена информацией, обеспечения эффективного взаимодействия между сотрудниками, контроля выполнения принятых ранее решений. Как правило, оперативные совещания занимают 30 – 40 минут.

Проблемные совещания проводятся для поиска коллективного решения проблемы, продуцирования, сбора идей и возможностях их внедрения. В деловом общении могут объединяться некоторые типы совещаний – когда сразу ставится две, три задачи. На практике часто проводятся совещания, задачей которых является принятие решений, но не всегда они бывают эффективными, потому что коллектив сразу обсуждает все проблемы. Модель такого совещания должна строиться, по крайней мере, из четырех этапов:

· Фактографический, где собираются факты, данные по обсуждаемой проблеме,

· Диагностический – оценочный, где оцениваются и интерпретируются полученные данные, высказываются различные мнения по их поводу. Эти этапы, как и два последующих могут совмещаться,

· Поисковый, где, анализируя факты, статистические данные и другие сведения, происходит поиск решений,

· Принятие решений, где принимается одно из высказанных предложений или несколько решений.

Дата добавления: 2017-01-14