Подготовка к деловым переговорам

Как правило, перед тем как сесть за стол переговоров, участники должны проделать большую подготовку, предполагающую выполнение следующих действий: определить цели; собрать необходимые сведения о предмете обсуждения и его участников; составить план переговоров; выбрать время и место проведения мероприятия; определить стратегии и тактики поведения; сформулировать аргументы в пользу защищаемой позиции; распределить полномочия между участниками переговоров.

Определение целей. Переговоры проводятся с целью установить кооперационные связи, принять решения, заключить договор или соглашение, скоординировать совместные действия. Цели обеих сторон могут не совпадать или даже быть противоположными по ряду объективных причин, особенно когда речь идет о стратегических целях, о которых участники переговоров, как правило, не заявляют. Но именно в процессе переговоров согласовываются интересы, закладываются основы сотрудничества и конструктивного партнерства. Для того чтобы правильно сформулировать цели переговоров, необходимо учитывать собственные интересы, положение на рынке, обязательства деловых партнеров и союзников[13]. Как правило, в процессе подготовки к переговорам вырабатывается как минимум две цели. Первая отражает максимально желательный результат и соответствует наилучшему исходу переговоров, который наступит, если противоположная сторона согласиться со всеми требованиями. Вторая цель – это наименее удовлетворительный, но все-таки приемлемый результат[14].

Сбор сведений. На данном этапе собирается, анализируется информация об участниках переговоров (прямых и косвенных) и особенностях обсуждаемых вопросов, проверяется точность данных, проводится тщательная информационно-аналитическая работа, минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных, выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон[15].

Полезно провести SWOT-анализ, т.е. анализ сильных и слабых позиций участников переговорного процесса (рис. 2). Для этого сначала определяются сильные и слабые стороны партнера, затем рыночные возможности и угрозы, и, наконец, сопоставляются сильные и слабые стороны с возможностями и угрозами.

	Возможности Появление новой розничной сети, Увеличение объема поставок и продаж	Угрозы Появление крупного конкурента
Сильные стороны Высокое качество продукции, широкий ассортимент, высоко качество обслуживания.	Как воспользоваться возможностями? Попытаться войти в число поставщиков, сделав акцент на качестве продукции;	За счет чего можно снизить угрозы? Удержать покупателей от перехода к конкуренту, проинформировав их о высоком качестве продукции и обслуживания.
Слабые стороны Ограниченные финансовые возможности, слабое информационное и аналитическое обеспечение,	Что может помешать воспользоваться возможностями? Увеличить объем поставок и продаж будет сложно из-за ограниченных финансовых возможностей.	Высокий риск для компании Появившийся конкурент может предложить рынку аналогичную продукцию по более низкой цене

Рис. 2. Матрица SWOT-анализа

Такие действия помогут спрогнозировать переговорную ситуацию и сформулировать «ориентированный набор общих правил, которые можно адаптировать к общему случаю»[16]:

· идти вообще на переговоры или нет;

· какие позиции стоит усилить (например, за счет привлечения союзников или заручиться поддержкой авторитетного мнения);

· какой линии придерживаться (наступательной или оборонительной и пр.).

К важнейшим составляющим процедуры относится план переговоров, включающий перечень сторон, привлекаемых к переговорам; число участников с каждой стороны; возможность привлечения дополнительных («запасных») членов команды; время и место встречи; временные рамки переговоров; форма итогового соглашения; отношение к гласности процесса; правила поведения на переговорах; порядок обсуждения вопросов; разрешение разногласий в случае обвинений в нарушении процедурных соглашений[17].

При выборе времени и места проведения переговоров потенциальные переговорщики обычно устанавливают контакт по телефону, факсу, электронной почте, и высказывают предложение вступить в переговоры для решения конкретной проблемы. О времени и месте проведения переговоров договариваются заранее. Оптимальным местом для переговоров является нейтральное пространство, не связанное с деятельностью участников. Факторы, определяющие место проведения переговоров:

· спокойное место, отсутствие отвлекающих действий (телефонные звонки, работающие люди и пр.);

· создание комфортной, благоприятной атмосферы (участники не должны чувствовать угрозу, зависимость, беззащитность);

· наличие мультимедийного (плазменные и ЖК панели, проекторы, проекционные экраны, камеры, компьютеры) и специализированного оборудования (цифровая лаборатория, тренажеры, различные станки и пр.);

· обеспечение возможности проведения второго тура переговоров в этом же месте;

· помещение и находящиеся в нем предметы должны соответствовать статусу участников и уровню переговоров.

«Получив согласие, следует прибыть в назначенное время, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающему лицу, что может повлиять на ход переговоров»[18].

Выбор стратегии и тактики. Стратегия и тактика являются средствами достижения желаемых результатов в переговорном процессе, и неотделимы друг от друга. Стратегия определяет конечную цель, а тактика средства ее достижения. По мнению А.П. Сковордникова, коммуникативная стратегия – это «<…> линия речевого поведения, принятая на основе осознания коммуникативной ситуации в целом, и направленная на достижение конечной коммуникативной цели в процессе речевого общения». Коммуникативную тактику он определяет как «конкретный речевой шаг в процессе осуществления речевой стратегии»[19].

Планирование и прогнозирование хода переговоров – это стратегия, согласованная в той или иной форме со всеми членами команды. Предварительное решение заключается в обсуждении следующих вопросов:

· В чем суть деловых предложений? Какой результат мы ожидаем? Какова основная наша позиция?

· Какой конкретной пользы следует ожидать от предлагаемого решения для нашей компании?

· Как поступить, если другая сторона не проявит готовности к разрешению конфликта?

· От каких предложений мы можем отказаться в процессе переговоров? Что представляет особую ценность для другой компании? В какой мере и форме возможно принимать компромиссные решения?

· Какие могут быть альтернативы у партнеров? Какие трудности они испытывают в данный момент? (для использования в процессе договоренности)

· Если мы добиваемся согласия в решении своего варианта, какие мы имеем выгоды?

Таким образом, надо уметь встать на позицию партнера, спланировать переговоры так, чтобы облегчить достижение согласия.

Непосредственно в переговорах различают две основные стратегии – конструктивную или партнерскую и деструктивную или конфронтационную. При конструктивной стратегии участники переговоров стараются найти истину, понять позиции, оценить доказательства оппонента, действовать корректно, рассуждать объективно, будучи заинтересованными в истине и в обсуждаемом предмете. При деструктивной (конфликтной) стратегии основная цель переговорщиков – собственная победа и поражение оппонента. К планируемому результату они стремятся, используя уловки, заведомо ложные и непроверенные факты, подтасованные статистические данные и т.д.[20]

В деловом общении выделяют и другие типичные классификации стратегий: избегание, приспособление, конкуренция, компромисс и сотрудничество; силовые, компромиссные, интеграционные.

Стратегия «избегание» выражается в игнорировании или фактическом отрицании конфликта между оппонирующими сторонами. Она избирается, когда проблема не существенна, отсутствуют полномочия для принятия решения и ресурсы для урегулирования конфликта. При приспособлении партнер пренебрегает собственными интересами в пользу создания о себе благоприятного впечатления. Этот вариант приемлем, если истина на стороне оппонента, или если нужно заслужить хорошее расположение к себе для последующего сотрудничества. К конкуренции стремятся в случаях, когда собственная позиция (по сравнению с позицией оппонента) сильнее и подтверждена конкретными данными и фактами; имеется достаточный авторитет и полномочия. К компромиссу (взаимным уступкам) прибегают, если стороны не пришли к общему решению, и переговоры зашли в тупик. Позиция «сотрудничество» подразумевает объединение основных интересов всех участников переговоров.

Силовая – стремление силой (авторитетом, психологически, эмоционально) навязать свое решение, точку зрения, волю. Компромиссная модель заключается в удовлетворенности претензий сторон, в согласии избежать конфликта путем уступок друг другу. Интеграционная – основывается на поиске принципиально новой области совпадения интересов, стремиться найти выгоду свою и своего партнера везде, где только возможно. Эту стратегию называют «принципиальными переговорами», потому что проблема решается исходя из существа дела, а не отстаивания позиции.

Таким образом, конструктивные (не силовые) стратегии считаются более продуктивными и более гуманными. Следует помнить, что не существует принципиальных переговоров в чистом виде, они все содержат элементы других стратегий. Важно в процессе переговоров попытаться достичь коммуникативного баланса в использовании разных тактик (табл. 6).

Таблица 6 – Тактики ведения переговоров

Тактики ведения переговоров	Характеристика тактики
Метод «да, но…»	Партнер сначала соглашается с высказыванием оппонента, а затем переходит к опровержению. Например: Конечно, все это верно, только вы забыли сказать …, но это все равно не поможет, потому что ….
Метод «кусков»	Аргументация партнера оценивается по частям. Например: Это справедливо, это точно, это банально, это неполно, это сомнительно, а вот это уж, простите, неверно.
Метод «суммирования»	Переговорщик подытоживает позицию оппонента в соответствии с собственным видением, и начинает опровержение. Например: Значит вы утверждаете…. Можно было бы с Вами согласиться, если бы не ….

Поиск аргументов. В переговорных отношениях весьма важную роль играет аргументация, поскольку цель, преследуемая в данном процессе, заключается в воздействии на сознание участников противоположной стороны. Следовательно, «основная функция языковых сообщений в переговорной коммуникации – аргументативная, а сама аргументация в этом случае может рассматриваться как средство влияния на человека, на процесс принятия решений»[21].

Аргумент – мысль или положение, которое используется для доказательства истинности или ложности тезиса. Аргументы должны быть истинными, достаточными для доказательства выдвигаемого положения, причем мера достаточности зависит от партнеров, аргументы не должны противоречить друг другу.

Логические аргументы представляют собой объективные законы развития природы и общества, ссылки на факты и статистические данные (аргумент к конкретным данным, к лицу, к норме, к авторитету и пр.). Эмоциональные аргументы обращены к чувствам и эмоциям человека.

Связь аргументов с тезисом, расположение аргументов в определенной последовательности называется аргументацией. Обычно для переговоров готовится логическая аргументация, но часто более эффективной является именно эмоциональная, поскольку она направлена на убеждение, на воздействие. Кроме того традиционно выделяют следующие способы аргументации:

Восходящая / нисходящая / гомерическая.

При нисходящей аргументациивначале говорящий приводит наиболее сильные аргументы, затем менее сильные, завершает выступление резюме или выводом. Такая аргументация позволяет не только с самого начала привлечь внимание партнеров, но и склонить их на свою сторону.

Восходящий способ аргументации предполагает, что говорящий начинает со слабых аргументов и заканчивает сильными.

При гомерической (нисходяще-восходящей) вначале приводятся сильные аргументы, в середине слабые, и в конце тоже сильные.

Односторонняя / двусторонняя.

При односторонней аргументации излагаются аргументы «за» в защиту собственного тезиса, т.е. либо аргументы «за» либо аргументы «против».

При двусторонней аргументации приводятся аргументы «за» и «против», а слушателю дается возможность сопоставлять противоположные точки зрения, выбирать.

Индуктивная / дедуктивная.

При индуктивной аргументацииперечисляются аргументы, называющие факты, и на их основе делается вывод.

Дедуктивная аргументация предполагает, что изложение построено от общей посылки к фактам, т.е. сначала формулируется тезис, а затем приводятся доказательства.

Опровергающая / поддерживающая.

Опровергающаяпредполагает, что говорящий разрушает реальные или возможные контраргументы партнера. Позитивные аргументы не приводятся совсем или им уделяется мало внимания.

При поддерживающей аргументации говорящий приводит только позитивные аргументы, а контраргументы игнорирует[22].

Выбор участников переговоров. При подготовке к переговорам важно решить вопрос о полномочиях их участников. Это должен быть человек, способный успешно провести стратегическую линию фирмы и решить оперативные проблемы. В зависимости от степени важности, сложности и сроков переговоров определяется количество участников (один человек или команда). Создавая команду, необходимо привлекать людей, способных к коммуникативному взаимодействию, слаженности в работе для достижения общей цели. В любом случае нужно помнить, что если у вашего оппонента большая команда, полезно обеспечить баланс один к одному. На уровне подготовки надо перед каждым участником переговоров поставить конкретную задачу и проработать ее.

Дата добавления: 2017-01-14