Подготовка к деловому совещанию

В процессе подготовки к деловому совещанию необходимо определить цель, составить повестку дня, определить время проведения и количество участников, продумать их размещение и подготовить помещение.

Цель формулируется в соответствии с темой совещания, т.е. предметом обсуждения. Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представлять интерес для участников совещания. На совещание выносятся только те темы, которые не удалось решить узким специалистам предприятия, и требуют открытого коллективного обсуждения.

Повестка дня представляет письменный документ, рассылаемый участникам заблаговременно, и содержащий информацию о теме, обсуждаемых вопросах, времени и месте проведения, докладчиках (рис. 3).

	Уважаемые коллеги! Приглашаем Вас на совещание, которое состоится 16 мая 2013 года в 15:00 в кабинете генерального директора. Повестка дня: Анализ нормативной документации, регламентирующей производственный процесс. Докладчик: Куриленко Василий Петрович Разное   Генеральный директор ООО «Скай-Тур» А.С. Николаев

Рис. 3. Повестка дня

После того как участники совещания проинформированы, они, зная перечень обсуждаемых вопросов, могут подготовиться к обсуждению проблемы, продумать конструктивные предложения по ее решению.

Время проведения совещания. Назначая время начала совещания, обязательно следует учитывать ритм работы. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых совещаний), желательно в начале или конце дня, для того, чтобы не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Следует помнить, совещание малоэффективно, если оно длится более 130 минут.

Рекомендуется также спланировать время выступлений. Так, на вступительное слово ведущего отводится не более 10 минут; на выступления основных докладчиков дается до 30 минут; на вопросы к докладчику – не более 2-х минут каждый; на ответы докладчика – не более 5 минут; на чтение проекта решения – не более 3-х минут; на подведение итогов – не более 10 минут[28].

Количество участников. Заранее следует предусмотреть число участников совещания и их роль в обсуждении: пассивный слушатель или докладчик. Оптимальное число участников 6 – 7 человек. Этикет требует приглашать достаточное число участников и только тех, отсутствие которых будет неэффективным. Зарубежные менеджеры широко практикуют опыт делегирования полномочий по ведению совещания тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемых вопросах, что способствует повышению ответственности за принимаемые решения у сотрудников и повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений.

От размещения и организации пространственной среды во многом зависит конструктивность общения. Участники во время совещания рассаживаются таким образом, чтобы видеть глаза друг друга, это способствует наилучшему восприятию информации. Надо предусмотреть возможность делать записи.

Дата добавления: 2017-01-14