Документообіг і організація архіву

Класифікація документів

Правильному складанню й використанню документів допомагає їхнє групування за однорідними ознаками.

Класифікація документів:

1) за призначенням:

а) розпорядницькі (наказ, розпорядження);

б) виконавчі (виправдовувальні), у яких фіксується факт здійснення операції (накладна, прибутковий касовий ордер, виписка банку);

в) документи бухгалтерського оформлення (розрахунки, довідки);

г) комбіновані, які містять розпорядження й підтверджують фактичне здійснення операції (видатковий касовий ордер, доручення);

2) за місцем складання:

а) внутрішні;

б) зовнішні;

3) за ступенем узагальнення облікових даних:

а) первинні документи – оформляють саму операцію й ті зміни, які вона викликала;

б) зведені – узагальнюють дані первинних документів (товарний звіт, матеріальний звіт, звіт касира, виписка банку, авансовий звіт);

4) за технікою формування:

а) паперові носії інформації, тобто документи, складені вручну;

б) машинні носії інформації, тобто документи, складені за допомогою обчислювальної техніки;

5) за характером операцій, що обліковуються:

а) товарні (матеріальні) – містять відомості про ТМЦ у натурально- вартісному вимірі (накладна, товарно-транспортна накладна, специфікація);

б) касові – містять дані про рух готівки в касі (прибуткові й видаткові касові ордери);

в) банківські документи (платіжні доручення, чеки, акредитиви), які використаються для безготівкових розрахунків;

г) документи з оплати праці (табель використання робочого часу, особовий рахунок, розрахунково-платіжна відомість);

д) документи з інвентаризації (наказ, інвентаризаційний опис, акт інвентаризації наявності коштів, порівнювальна відомість);

є) документи з оформлення руху основних коштів (акт приймання-передачі, акт на списання основних засобів).

Документообіг – це рух документів від моменту їхнього складання на підприємстві або отримання від іншої сторони до передачі в архів на зберігання. За організацію документоообігу відповідальність несе головний бухгалтер.

Основні стадії документообігу:

1) створення документа (виписка, оформлення, підпис матеріально відповідальними особами та іншими оперативними працівниками);

2) приймання і перевірка документа бухгалтером з формальної сторони, по суті й арифметична перевірка правильності цін, таксування;

3) облікова обробка – проставляння кодів, кореспондуючих рахунків, групування документів за однорідністю господарських операцій, підрахування сум за ними;

4) запис даних документа в облікові регістри (ручним або машинним способом);

5) звірення й ув'язування записів у документах і облікових регістрах;

6) передача на зберігання в архів.

Для раціональної організації документообігу складається графік документообігу. Складаючи його, головний бухгалтер зобов'язаний визначити перелік і найменування документів, необхідних на конкретному підприємстві, номер їхньої типової форми, кількість екземплярів, призначити виконавців і строки виконання за кожною стадією документообігу.

Важливою умовою раціональної організації документообігу є також належне зберігання документів, їхня схоронність і можливість швидкого знаходження потрібного документа, якщо буде потреба. Із цією метою всі оброблені документи зшиваються, переплітаються залежно від характеру операцій, що обліковуються, (касові, банківські, товарні й т.п.). Важливо, щоб папки мали позначення (назва, номер, символ).

Для забезпечення збереження документів, облікових регістрів, форм звітності на підприємстві організується архів.

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку (наказ Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.).

Керівник підприємства несе відповідальність за нале­жне зберігання первинних документів, облікових регістрів і бух­галтерських звітів протягом установленого терміну, але не менше трьох років.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли оброб­ку, а також бухгалтерські звіти підлягають обов'язковій передачі до архіву. Вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах, за їх схоронність несуть від­повідальність особи, уповноважені головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, мета­левих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а та­кож бухгалтерських звітів, оформлення їх і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтер­ських звітів з бухгалтерії та з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рі­шенням головного бухгалтера.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів і бухгалтерських звітів в архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності ор­ганів державної влади та місцевого самоврядування, інших уста­нов, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберіган­ня документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41.

По завершенні терміну зберігання документи, що не підляга­ють передачі до Національного архівного фонду, вилучаються для знищення, про що складається акт. Акт про вилучення для знищення документів схвалюється постійно діючою (експерт­ною) комісією підприємства та затверджується керівником.

Дата добавления: 2014-11-06