Тема 13. Документооборот в органах внутренних дел

Документооборот в органах внутренних дел

Схема 1

Понятие документооборота - это прием, рассмотрение, анализ и реализация выводов

Т

Движение документов в органе внутренних дел

£

С момента их получения До завершения исполнения (отправки)

Схема 2

Стадии документооборота

Прием и первоначальная обработка корреспонденции

Исполнение документа

Отправка корреспонденции

Хранение документов

Документооборот - это движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки¹.

Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событи­ях, явлениях объективной действительности и мыслительной дея­тельности человека. (ГОСТ 16487-70).

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:

Е-ГСД (основные положения) М, 1974 С 23 -88-

фиксированию и сохранению информации или ее преобразова­нию и передаче;

официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных под­разделений;

осуществления связи служб и подразделений между собой с дру­гими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Управленческие документы должны составляться в соот­ветствии с правилами, установленными ГОСТ 6.38-72.

Организация документооборота в каждом подразделении или уч­реждении должна отвечать определенным требованиям.

прохождение документов в органе должно быть оперативным, т е за минимально возможное время;

целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться,

следует исключить инстанции прохождения и действия с докумен­тами, не обусловленные деловой необходимостью;

каждое перемещение документа должно быть оправданным,

необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

в порядке прохождения и в процессе разработки основных катего­рий документов необходимо добиваться максимального единообра­зия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов¹.

Например, рассмотрим основные этапы документооборота.

1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:

по направлениям деятельности:

управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, ог-четные, общего характера, административные, уголовно-процессу-альные, оперативно-розыскные);

по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несе­кретные);

по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (одно­сторонние, двухсторонние);

по характеру движения (входящие,

исходящие и внутренние);

по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выяв­ление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутрен­них дел принять этот документ и т. д.

ЕГСД (основные положения) М, 1974 С 23 -89-

3. Предварительное рассмотрение и распределение посту­пивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомле­ния нового адресата исполнения и др.

4. Регистрация документов. Документы имея различные по со­держанию информации фиксируются в различных книгах (например, секретное или не секретное производство). Например книги: учета за­явлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежур­ной части органов внутренних дел.

5. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т. п.

6. Исполнение документов. Руководитель распределяет доку­менты по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценнос­ти, заключающейся в определении их значения сроков хранения че­рез год после завершения их в делопроизводстве.

Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внут­ренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД СССР - 15 лет, МВД, УВД - 10 лет, ГО (РО) ВД - 5 лет. Матери­алы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтоже­ны в установлением порядке после их просмотра экспертной комис­сией, что оформляется соответствующим актом.

Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.

1. Организационное:

а) сокращение потоков документов;

б) регулирование документооборота;

в) совершенствование документооборота;

г) нормирование документационных работ.

2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с дви­жением документов: применение оргтехники (множительной, печата­ющей и др.)

-90-

РАЗДЕЛ IV. ОСНОВЫ НАУЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Дата добавления: 2014-10-17