ЗКСПЕРТП 7 страница

3.5. Спонсирование

Одним из важнейших инструментов в связи с мероприятиями яв­ляется поиск спонсоров, а также сотрудничество со спонсорами (см. «Контрольные таблицы»). Здесь также могут быть допуще­ны серьезные ошибки.

Во-первых, спонсирование может быть использовано как инст­румент коммуникации для собственного мероприятия, т. е. соб­ственное мероприятие выступает как спонсор (рис. 3.10). И все же спонсирование обыкновенно означает, что некто третий ис­пользует мероприятие как часть своей коммуникации. Спонси­рование — это дополнительный инструмент общей коммуника­ции на базе спонсорских средств (рис. 3.9). Как правило, спонсор вносит не только денежный, но и имущественный вклад или со­действует в оказании услуг — с тем условием, что спонсируемые окажут ему ответную услугу (чаще всего это достижение комму­никации). Таким образом, спонсирование означает планирова­ние, организацию, проведение и контроль действий, которые путем предоставления денежных, имущественных средств и со­действия в оказании услуг связаны с поддержкой организаций спортивной, культурной или социальной сферы или мероприя­тий данной направленности.

3.5.1. -ЕгелГ-спонсирование

В рамках данного подраздела речь пойдет о том, как использо­вать спонсирование, чтобы финансировать мероприятие, разно-

образить программу, а также через коммуникацию спонсоров получить «дополнительные» услуги, касающиеся продаж и рек­ламы. Здесь могут оказаться полезными личные связи с потен­циальными спонсорами. Поэтому имеет смысл поискать в кругу организаторов мероприятий уже устоявшиеся контакты и ис­пользовать их в собственных целях.

Решительно важно с самого начала уяснить для себя, что спон­сирование должно быть сотрудничеством в рамках партнерства. Спонсирование базируется на принципе оказания услуг ради получения ответных услуг.

Прежде чем искать спонсоров, нужно определить, что должно или может быть предложено потенциальному спонсору. При этом необходимо поставить себя на его место. Что он с этого будет иметь? Добьется ли привлечения собственной целевой группы?

Хороший спонсор способен не только оказать ^^/-мероприя­тию финансовое содействие, но и содержательно обогатить event и повысить его значимость.

Под понятием спонсирования многие устроители мероприятий (и спонсоры) в первую очередь имеют в виду логотип на плакате. На практике в конечном итоге возникает плакат с указанием множества спонсоров. Это так называемое «кладбище спонсо­ров» зачастую не приносит пользы ни самим спонсорам, ни ор­ганизаторам мероприятия. Поэтому не следует слишком преуве­личивать значение вносимой спонсором лепты.

Посетитель

Спонсор: Фирма как сторона, оказывающая спонсорские услуги		Организатор Event-мероприятия как сторона, принимающая спонсорские услуги
^ W

Для подлинного непосредственного спонсирования важно най­ти партнера, который впишется в общую концепцию и помимо денег предложит еуеи/-мероприятию дополнительные преиму­щества. Посетители event-мероприятия в большинстве своем ско­рее запомнят именно такие дополнительные эффекты, нежели логотип и баннеры спонсоров. Так, спонсоры могут посодейст­вовать приданию мероприятию законченного вида посредством обустройства площадок для велосипедов или организации об­служивания детей, распространения полезных рекламных суве­ниров (биноклей, настольных лампочек и т. п.) или включения в программу дополнительных пунктов.

Установление тесных контактов с некоммерческими партнерами (местные группы межрегиональных организаций, таких, как BUND, ADFC, местные организации и общества, детские учреж­дения и т. д.) также может дополнить и разнообразить мероприя­тие. Сюда же относятся предприятия, которые, не будучи спонсо­рами, тем не менее оказывают мероприятию поддержку и вносят разнообразие.

Посетитель

Организатор Event-мероприятия как сторона, предоставляющая спонсорские услуги		Распространитель информации как сторона, принимающая спонсорские услуги
^ W

От спонсирования, конечно же, следует отличать пожертвова­ния, или меценатство. Здесь во многих случаях речь идет о том, чтобы подчеркнуть идею отсутствия стремления получить кон­кретную ответную услугу.

3.5.2. Взаимное оказание услуг

В спонсировании должна соблюдаться пропорция между оказан­ными и ответными услугами. Чтобы составить список возможных спонсоров, необходимо ответить на следующие вопросы.

• Какие целевые группы имеет event, какие спонсоры заинтере­сованы в данных целевых группах (например, спортивное ме­роприятие — производитель фирменных спортивных товаров)?

• Какие бренды/фирмы соответствуют event или имиджу event!

• Какие бренды могут разнообразить evenf!

• Какие предприятия с какими брендами находятся в регионе?

• Какие предприятия/бренды принципиально заинтересованы в спонсировании или располагают бюджетом для спонсиро­вания?

• С какими предприятиями уже установлены контакты?

Идеальными являются многолетние партнерства при повторяю­щихся мероприятиях. В таких случаях возможно заключение до­говоров на долгие годы, дающее обеим сторонам гарантии в пла­новом порядке. Плюс к этому партнерство развивается, возникает эффект обретения новых навыков.

После того как будут получены ответы на поставленные вопро­сы, необходимо разработать схему: какие услуги и за какое воз­награждение могут быть оказаны.

Направлять спонсорам предложения, в которых не содержится конкретной заявки на требуемые услуги (сумма в евро), не имеет никакого смысла. (Кто же покупает продукты, не зная цены?) В объявлении конкретных цен как раз и обнаруживается осозна­ние event как продукта.

Следует иметь в виду, что на столе у потенциальных спонсоров уже лежит немалое количество заманчивых предложений. Пред­ложения без указания вознаграждения означают лишнюю работу по необходимому уточнению открытых вопросов.

Важными являются индивидуальные предложения, которые под­страиваются под спонсора, например содержат различные кате­гории или пакеты услуг. О датах и фактах, касающихся прове­дения мероприятия, следует высказываться реалистично или, ско­рее, осторожно, — прежде всего, в случае, если мероприятие уст­раивается впервые. Полезными могут оказаться различные сце­нарии, например, численности посетителей в зависимости от по­годы (от х до у посетителей). Если заявленные цифры очевидно приукрашены (например, удвоена действительная численность по­сетителей), возможно, один-единственный раз заполучить спон­сора удастся. Но с повторным мероприятием этот спонсор уже не будет иметь дела. К тому же такого рода информация в среде потенциальных спонсоров быстро предается огласке. Поэтому можем дать совет: партнерское сотрудничество нужно основы­вать только на реальных цифрах и ожиданиях.

3.5.3. Образец предложения спонсору

Ниже сформулирован примерный пакет. Предложение сводится к основному спонсированию мероприятия. Для презентации важ­но иметь обоснование, выполненное на высоком уровне, с каче­ственными видео-, фото- и другими приложениями. Обоснова­ние для презентации может быть дополнительно представлеко на CD-ROM.

Предложение предваряется титульным листом (как минимум со­держащим заголовок), на котором потенциальный спонсор уже обнаруживает себя: «Спонсор «Имярек» представляет III Музы­кальный фестиваль в городе N». Содержание предложения под­разделяется на разделы о концепции мероприятия, оказании ус­луг и получении ответных услуг.

Введение

Здесь дается краткая характеристика мероприятия, его устроите­ля и поясняется, почему к спонсору обращаются с предложени­ем и какие преимущества он будет иметь как спонсор. Здесь же называются приблизительные сроки проведения. Следует отли­чать плановые показатели от рекомендуемых параметров, выво­димых на основании данных предыдущего мероприятия. Если мероприятие проводится впервые, для сравнения целесообразно использовать численные показатели аналогичных мероприятий других организаторов.

Концепция мероприятия

Здесь представлена подробная информация о мероприятии:

• сведения о месте проведения мероприятия, дате проведения, продолжительности и т. д.;

• вид мероприятия, программа (выступление музыкальных ан­самблей), характеристика, ход мероприятия (запуск посетите­лей, окончание программы) и т. д.;

• другие сведения о мероприятии: платный или бесплатный вход, вид еды и напитков, услуги (места на автостоянке, палаточ­ный лагерь и т. д.), если необходимо — инвестиции устроите­ля в программу и продажи;

• данные о регионе проведения мероприятия (покупательная способность населения и т. д.);

• количество посетителей, распределение посетителей по дням и часам;

• целевые группы (прежде всего важны указания на возраст и пол, дополненные данными об образовании, доходах, поку­пательной способности);

• концепция коммуникаций, включая вид, количество, контак­ты, диапазон охвата, инвестиции (ТВ, радио, печать, плакаты, Интернет и т. д.);

• медиапартнер;

• запланированные контакты с СМИ;

• показатели товарооборота (например, пивоваренная компа­ния должна привести сведения о запланированной продаже пива).

Кстати, могут оказаться полезными фото- и видеоматериалы, со­общения о мероприятии в прессе, а также планы и наброски с мес­та действия, включая представление площадей, предназначенных для размещения рекламных объявлений.

Предлагаемые спонсору услуги

Ответные услуги организатора мероприятия могут сводиться к следующему.

• Упоминание спонсора «Имярек» в качестве основного спон­сора с использованием лозунга «Имярек» представляет:».

• Упоминание имени и/или логотипа спонсора во всех реклам­ных средствах в ряду сведений о медиасодействии (назва­ние рекламного средства, количество плакатов, флаеров, входных билетов, проспектов, каталогов, сообщений, объ­явлений в газетах с соответствующей численностью уста­новленных контактов, на телевидении, радио и т. д.). Приме­чание: в идеале прилагаются уже оформленные рекламные средства, в которых ясно отражены вид и формат представле­ния данного спонсора, а также его соотношение с представ­лением других спонсоров. Полезным может быть соблюде­ние пропорций, выраженных в процентах, например: размер шрифта, которым печатается наименование следующего по значимости спонсора, составляет максимум 50 % от размера шрифта, используемого для представления основного спон­сора.

• Право на представление бренда на еши/-мероприятии или в местности, где это мероприятие проводится, в установленном объеме (здесь необходима подробная разработка возможно­стей самой рекламы, а также рекламных площадей), включая возможность представления на мониторах, сцене, заборах, с использованием увеличенных фотоснимков, изображений на одежде персонала и т. п. Здесь также могут регулироваться про­центные отношения представленности между спонсорами.

• Предоставление спонсору эксклюзивных прав на сбыт про­дукции. Например, в области пивоварения это исключитель­ное право на продажу пива в разлив и на рекламирование сво­ей продукции (т. е. в месте проведения мероприятия и его окрестностях не может находиться реклама других произво­дителей пива). Примечание: если мероприятие проводится в арендуемом зале или на стадионе, в первую очередь нужно вы­яснить, насколько устроитель в состоянии передать такие пра­ва, т. е. насколько возможно арендовать зал без имеющихся в нем атрибутов сторонней рекламы.

• Возможности продвижения продукции на еуеи/-мероприятии: спонсор вправе организовать собственную торговую точку, задействовать команду продвижения и осуществлять продажу своих товаров.

• Возможность использования преимуществ, предоставляемых event, при осуществлении спонсором коммуникативных мер, например в форме торгового продвижения продукции спон­сора (продвижение «в нагрузку» — с упоминанием мероприя­тия на товарах спонсора) или путем включения мероприятия в обычную коммуникацию спонсора (в той мере, в какой это для него желательно).

• Подключение спонсора к связанной с event работе с общест­венностью путем сообщений в СМИ (ежедневные и ежене­дельные газеты, общенациональные телевизионные каналы), а также лотерейных розыгрышей по радио.

• Определенное количество контрамарок, почетных приглаше­ний и VIP-билетов, включающих ресторанное обслуживание.

• Личные встречи с исполнителями, проведение закулисных пе­реговоров и т. д.

• Заявка на медиапартнера, дополнительные услуги со стороны медиапартнера.

• Обустройство VIP-лож, возможность обслуживания для клиен­тов спонсора, особо выделенные стоянки для автомобилей.

Ответные услуги спонсора

Ожидаемые взамен действия со стороны спонсора должны быть расписаны абсолютно точно и в полном объеме, со всеми зави­симостями и критериями (количество посетителей, особенности проведения).

• Размер спонсорского вклада (состоящий из фиксированной по­стоянной суммы и, при известных обстоятельствах, из перемен­ной части суммы, например в зависимости от численности по­сетителей).

• Способы осуществления платежей, включая (в ряде случаев) вид первого взноса (задатка), дальнейшие внесения платежей, указания относительно сроков действия договора, способы заключения договоров (кто подписывает договор), докумен­тация на НДС и т. д.

• Дополнительное содействие (например, действие по осуществ­лению коммуникации со стороны спонсора или участие в фор­ме предоставления бесплатных товаров от спонсора).

• Важно: предложение заканчивается сообщением дополнитель­ной информации. Здесь должны быть оговорены условия воз­можных дополнительных платежей со стороны спонсора (на­пример, плата за установку флагов и баннеров в районе прове­дения мероприятия), приведены ограничения по срокам при­нятия решения, т. е. о том, как долго будет оставаться в силе данное предложение или до какого времени должно быть при­нято решение.

Исходя из принципов данного предложения об основном спон­сировании можно сформулировать аналогичные предложения о спонсировании отдельных составляющих event. Наряду с основ­ным может быть предложено спонсирование по частям. Здесь имя спонсора включается в список лиц, задействованных в ме­роприятии. Состав спонсоров должен быть тщательно продуман. Конкурирующие предприятия не могут быть заняты в одном и том же мероприятии, а вот привлечение сотрудничающих друг с другом фирм, напротив, весьма целесообразно.

Соответственно значимости спонсора, работу с ним в период как до начала мероприятия, так и в процессе и по окончании меро­приятия должен осуществлять специально назначенный ответ­ственный сотрудник. К выполнению этим сотрудником его функ­ций предъявляются очень высокие требования. Мало того, что он должен использовать все возможности, чтобы удовлетворять пожелания спонсора и координировать интересы различных спон­соров, он обязан заботиться еще и о том, чтобы это не противо­речило характеру мероприятия. Очень важно не допустить, что­бы спонсор на мероприятии доминировал, поскольку это может вызвать соответствующую негативную реакцию посетителей.

Исходя из прошлого опыта, на крупных мероприятиях, таких как музыкальные фестивали, хорошо себя зарекомендовало со­трудничество с одним спонсором из сферы производства потре­бительских товаров и с одним или несколькими медиапартнера-ми. Но, если мероприятий такого масштаба совсем немного, можно перенести основные принципы и составляющие спонси­рования и на мероприятия помельче.

Медиапартнер предоставляет в распоряжение организаторов event рекламное время или оказывает им другие рекламные услуги. Тем самым он использует event для повышения своей известности в определенных целевых группах. Спонсор задействует представи­телей СМИ в собственных интересах, благодаря чему, наряду с традиционной рекламной кампанией, он привлекает всеобщее внимание к своим действиям как спонсора.

При хорошем сотрудничестве услуги спонсора сводятся не толь­ко к вложению денег, но и к дополнительным действиям, напри­мер рекламного характера. Очень успешным может оказаться та­кое партнерство, при котором event становится составной частью собственного маркетинг-микса спонсора (см. раздел 3.7).

Наряду с рекламированием мероприятия или участия в нем спон­сора в традиционную рекламную кампанию спонсора могут быть включены печатные объявления, интернет-сайты, акции по про­движению и программы обязательств перед клиентами. В рамках промоушн-акций спонсора могут разыгрываться в лотерею вход­ные билеты на мероприятие. Спонсор использует атмосферу эмо­ционального подъема, характерную для event, чтобы сделаться ближе к своим клиентам. Этому способствуют так называемые VIP-treatments, т. е. предоставление спонсору особых услуг, недос­тупных простым посетителям. Например, «meet and greet» («встре­чи и приветствия») с известными исполнителями, проведение пе­реговоров за кулисами и т. д. Сотрудники спонсора представляют интерес с точки зрения реализации входных билетов. Спонсор может содействовать своим работникам в приобретении билетов по льготным ценам.

Сотрудничество с медиапартнерами может быть осложнено в слу­чае, если еуеи/-мероприятие проводится впервые или его успех вы­зывает сомнение. В стартовой фазе медиапартнеры при такой си-

туации предпочитают воздерживаться от дополнительных услуг, таких, как бесплатные рекламные сообщения по радио, все затра­ты здесь должен брать на себя устроитель. Если же впоследствии выясняется, что мероприятие просто обречено на успех, то потен­циальные медиапартнеры — теперь уже добровольно — на ходу заскакивают в трогающийся поезд с соответствующим пакетом предлагаемых услуг.

Наряду со спонсированием к проведению мероприятия можно привлечь средства культурной общественности городов и муни­ципальных образований. Как правило, деньги культурного ве­домства предназначены для того, чтобы проводить в регионе эф­фектные зрелищные мероприятия. Возможности здесь весьма и весьма различаются от города к городу. Обыкновенно круг меро­приятий, достойных материальной поддержки, ограничен, либо в отношении таких мероприятий имеются строгие критерии с точки зрения экономических факторов (прибыльности и т. п.). Наряду с финансированием помощь города зачастую выражает­ся в форме бесплатной или льготной аренды зала. К этому мож­но также прибавить консультационные услуги или содействие в сфере продаж. Компетентные ведомства или учреждения отчас­ти возлагают на себя спонсорские функции. Соответствующая информация содержится на сайте города или его культурного ве­домства.

В заключение следует отметить, что предлагаемые спонсору ус­ловия поддержки мероприятия должны быть возможны или до­пустимы с юридической точки зрения. В частности, при заключе­нии договора с исполнителями или их менеджерами необходимо заранее выяснить, каких спонсоров они согласны признать и в какой мере данные спонсоры вправе упоминать, наряду с меро­приятием, свое участие в выступлении исполнителей и исполь­зовать их изображения. В случае значительных или критических (с финансовой и юридической точки зрения) действий по спон­сированию рекомендуется составлять договор со спонсором че­рез адвоката.

3.6. Организация event 3.6.1. Планирование маркетинга

Прилагаемые к настоящей книге контрольные таблицы являют­ся действенным инструментом для управления и контроля ус­пешности проводимой работы. Как упоминалось в начале, в ос­новании стратегии успеха заложена постановка целей, которых необходимо достичь. Это предполагает непрерывное осуществ­ление на протяжении всего процесса — до, по мере проведения и по окончании мероприятия — проверки, перепроверки и кон­троля достигаемых результатов. Наряду со всеми критериями, подлежащими измерению, должно быть установлено распреде­ление времени и ответственности. Поскольку мероприятие яв­ляется единственным в своем роде, исключительным, допущен­ные при его проведении ошибки исправить уже не удастся (про­шло так прошло). Несмотря на это, поставленные изначально це­ли пересматриваются и по завершении мероприятия, с тем чтобы внести необходимые изменения в подготовку повторного меро­приятия в следующем году.

Вспомогательным инструментом может послужить четкая «про­крутка» хода мероприятия с позиции посетителей.

• Как посетители узнают о мероприятии?

• Как приезжают посетители?

• Какие необходимы автостоянки и дорожные знаки?

• Как посетители добираются от автостоянки до своего зри­тельского места?

• Пользуются ли посетители гардеробом?

• Каким образом и в какое время посетители могут утолить го­лод и жажду?

• Когда начинается программа, когда она заканчивается и ка­кие перерывы должны быть установлены?

• Как осуществляется отъезд посетителей по окончании меро­приятия?

3.6.2. Регулирование маркетинга (контроллинг)

Под контролем обыкновенно понимают сравнение того, что долж­но быть, с тем, что есть на самом деле. Понятие controlling вклю­чает не только контроль, но и планирование цели, контроль дос­тижения цели, а также осуществляемое на их основе управление факторами успеха и оптимизацию работы.

3.6.2.1. Контроль

Для успешного контроллинга важны определение и обретение не­обходимой информации, дающей возможность производить оцен­ку актуальных на данный момент ситуаций (где мы находим­ся?).

• Какие запланированы цели и способы их достижения?

• Где мы находимся? Каким образом возникают отклонения?

• Какие меры в связи с этим следует предпринимать?

Для подлинного мероприятия решающим является непрерыв­ный последовательный контроль стратегии по мере подготовки его проведения. В мероприятиях с предварительной продажей би­летов показатели продажи являются своего рода индикатором и позволяют производить приблизительный подсчет общего ре­зультата на основе частичных данных. На крупных мероприяти­ях известность и имидж мероприятия до и во время его проведе­ния измеряются посредством опросов. Удовлетворенность посе­тителей может быть измерена при помощи раздачи анкет или те­лефонных опросов по окончании мероприятия. Для последнего, естественно, потребуются номера телефонов. Если выявляется от­клонение, понадобятся необходимые контрмеры. Результаты дей­ствий или установление контактов посредством рекламных мер измеряются медиаагентствами. Так или иначе, полезно заранее разрабатывать «планы на случай неудач», поскольку часто в кри­тических ситуациях уже не остается времени на перепланирова­ние. Целесообразно распределять действия по контролю следую­щим образом (см. «Контрольные таблицы»):

• контроль определенных шагов в развитии мероприятия, вклю­чая расчет времени;

• контроль в процессе проведения мероприятия;

• контроль успеха по окончании мероприятия;

• заключительный отчет.

Текущее состояние, а также шаги по осуществлению контроля в идеале подлежат обсуждению на собраниях и рабочих встречах. Ответственные за те или иные участки сообщают о достижении цели либо об отклонениях и сбоях. Часто на таких обсуждениях выявляются проблемы или ошибки в результате неточных опро­сов, а также нарушений коммуникации.

3.6.2.2. Документирование измерений успеха

Чтобы проконтролировать достигнутый успех по окончании меро­приятия, понадобятся фото- и видеоматериалы. Они должны отра­жать общую обстановку (зал, декорации, участие спонсора и т. д.), а также передавать настроение и реакцию посетителей. Подроб­ности, связанные с логистикой, такие как расстановка стульев (кресел), размещение сцены, организация обслуживания, могут стать полезными «протоколами» при повторении мероприятия, предоставляя возможности для разумного усовершенствования. Анализ сообщений в прессе становится заключительным этапом общего подведения итогов.

При проведении коммерческих мероприятий решающую роль играет, конечно же, экономический результат. Высокий уровень удовлетворенности посетителей не принимается в расчет, если мероприятие оказалось убыточным. Остается списать этот убы­ток в счет инвестиций в будущие мероприятия.

Для контроля успешности мероприятия важна оценка действи­тельных факторов успеха. Нужно стремиться к тому, чтобы мож­но было измерить успех отдельных действий по продвижению или проведению мероприятия. Мероприятие в целом может иметь ко­лоссальный успех даже несмотря на то, что один из пунктов про­граммы даст сбой. Аналогично и отдельные участки продвиже­ния и продаж могут оказаться «безуспешными». Например, мо­жет быть установлено, что почти никто не покупал билеты через Интернет. Или анализ номеров автомашин на стоянке устано­вил, что из близлежащих городов почти никто не приехал, хотя именно там была размещена большая часть плакатов.

При планировании повторного мероприятия надо исходить из того, что действенные инструменты продаж и успешные состав­ляющие программы необходимо усилить, а менее действенные или совсем бездейственные инструменты, не способные привес­ти к успеху, — вычеркнуть из своего арсенала либо поработать над их изменением.

Чтобы установить обратную связь в отношении мероприятия, же­лательно по его окончании провести обсуждение со всеми участни­ками. Такое обсуждение должно состояться сразу, по горячим сле­дам, пока впечатления еще свежи. Результаты заносятся в протокол, чтобы при планировании (в свое время) повторного мероприя­тия их можно было бы взять за основу.

3.6.2.3. Менеджмент жалоб

Несколько рекомендаций по менеджменту жалоб. В подразделе 3.3.6 отмечалась необходимость указывать в рекламных материа­лах адрес ответственного за проведение мероприятия, т. е. его устроителя. В этой связи необходимо проследить, чтобы наряду с почтовым и электронным адресом в рекламе указывался и но­мер телефона. Данный номер может служить «горячей линией» для ответов на возникающие вопросы уже перед мероприятием, благодаря чему возможно оперативно выявить проблемы, возни­кающие, например, при продаже билетов. По окончании меро­приятия в равной мере могут быть полезны как позитивные, так и негативные отклики посетителей, поскольку на основании тех и других определяется оптимальный спрос на следующее меро­приятие. Если решение о введении «горячей линии» нашло под­держку устроителей, дальше оно должно последовательно реали-зовываться во всей своей полноте. С одной стороны, важно на все поступающие вопросы давать исчерпывающие ответы, а с другой стороны, — делать это оперативно, компетентно и доброжела­тельно.

3.6.2.4. Менеджмент рисков

Как уже обсуждалось в подразделе 3.3.2.3 (см. также раздел 5.2), при предварительном планировании коммуникации необходимо предусмотреть план «на всякий пожарный случай». Самая луч­шая маркетинговая стратегия, способствующая востребованно­сти мероприятия и формированию у публики сногсшибательно­го настроя, моментально теряет силу, если посреди мероприятия вдруг произошел несчастный случай, в результате которого был причинен вред присутствующим людям либо возникла паника. Если отсутствует специально разработанный заранее план дейст­вий в экстремальных ситуациях или его выполнение устроителям не по силам, все остальное становится уже несущественным и не­важным. В интересах посетителей (и, разумеется, в своих собст­венных интересах) устроитель обязан принять все необходимые меры предосторожности, согласовав их со службами безопасности, полицией, пожарными и т. д., чтобы предотвратить ЧП или, в случае его возникновения, свести к минимуму причиненный им вред. Сюда же относится планирование информационной поли­тики, т. е. координирование регламента действий, при котором устанавливается, кто, в каких случаях, кого и как информирует.

3.6.2.5. Планирование на случай ЧП

Время, отпущенное на подготовку мероприятия, во много раз продолжительнее, чем фактическая длительность event; месяцы подготовки могут быть затрачены на то, что займет считаные ми­нуты. Наряду с упомянутыми в предыдущем подразделе ЧП мо­гут возникать и менее значительные отклонения от запланирован­ного нормального хода. Первое правило гласит: сохранять спо­койствие. Самые ранние отклонения от плана чаще всего не заме­чаются действующими лицами, т. е. организаторами event, активно включенными в реализацию программы. Спасти любую ситуацию может так называемый «супервайзер», специально назначенный человек, который ничего другого не делает, кроме как осуществ­ляет надзор за ходом мероприятия. При этом в непременном при­смотре нуждаются не только обширные тематические области и программные пункты event. Относительно небольшие элементы уже могут иметь негативные проявления либо оборачиваться куда более серьезными неполадками.

• Имеются ли еще в наличии свободные места на автостоянке?

• Образуются ли очереди в кассу / гардероб?

• Комфортна ли температура воздуха в помещении?

• Отлажено ли освещение?

• Все ли в порядке в туалетах?

• Имеются ли отдельные посетители, чье поведение вызывает настороженность?

Первый шаг сделан, если отклонения распознаны уже в зароды­ше и затем, по мере возможности, устранены. Следующий шаг заключается в осуществлении «мер первой помощи», если от­клонение повлекло за собой серьезные последствия, либо в лик­видации или сдерживании ЧП. Для этого предусмотрены люд­ские и материальные резервы, НЗ потребительских товаров и техники; в случае необходимости может быть введена в действие программа восполнения ущерба. «Команда первой помощи» по ситуации может быть оперативно брошена на место происшест­вия. Материальные резервы подразумевают наличие второго комп­лекта техники для компьютерной презентации и т. п. Часто бы­вает достаточно точно знать, кто при несчастных случаях спосо­бен в кратчайшие сроки оказать экстренную помощь. Не всех случайностей возможно избежать благодаря лишь хорошей под­готовке и богатому практическому опыту. И все же негативное воз­действие поддается ограничению, если вовремя предусмотреть не­обходимые меры. Конечно, не исключены ситуации, исправить которые попросту нереально. Скажем, исполнитель споткнулся и сломал ногу, — понятно, что, как правило, сразу же обеспечить ему замену не представляется возможным. Однако в течение счита-ных минут и даже секунд должны быть тщательно взвешены аль­тернативы и принято решение относительно дальнейшего прове­дения мероприятия. Смягчить такую ситуацию может ведущий, который информирует гостей о дальнейшем ходе мероприятия ли­бо приносит извинения за его вынужденное прекращение. В ка­ждой ситуации должно быть четко определено компетентное ли­цо, уполномоченное принимать решение.

Дата добавления: 2014-12-26