ЗКСПЕРТП 8 страница

3.6.3. Информация

К сожалению, книга не может дать ответы на все поставленные вопросы или предоставить необходимые контакты. Поэтому да­лее мы будем ссылаться на существующие источники информа­ции и тем самым подтолкнем читателя к последующему поиску и обретению требуемых сведений.

3.6.3.1. Поиск информации

На такие вопросы, как: «Где я могу сделать заявку на выступление музыкальной группы? Кто возведет мне шатер? Кто поможет в продажах?» — мы можем ответить, только указав общие источники информации и дав отдельные ссылки на ресурсы Интернет. Обще­доступную информацию о проведении event, в том числе о контак­тах, можно почерпнуть, например, в выходящем раз в два месяца специализированном журнале «Event Patner» (издатель: MM-Musik-Media-Verlag GmbH). В приложении к этому журналу помещен спи­сок услуг с адресами предоставляющих их фирм, таких, например, как еуе«/-агентства, организаторы общественного питания, креди­торы, снабженцы, фирмы, сдающие в аренду помещения, арти­стические агентства, страховые компании и т. д.

Для поиска необходимой информации подойдет также приведен­ный в конце данной книги список литературы. Издания по специ­альным мероприятиям можно отыскать с помощью соответствую­щих ключевых слов в каталогах библиотек и книжных магазинов.

3.6.3.2. Информация из Интернета

Интернет представляет собой всеобъемлющий источник инфор­мации, откуда можно получить ответы почти на все вопросы, связанные с темой «Мероприятия/even/». Главные страницы веб­сайтов различных городов позволяют находить обзоры конку­рентных мероприятий. Правда, для надежности результаты сле­дует проверять через обратный поиск.

Различные поисковые сайты (например, www.google.de) помогут отыскать и установить контакты с фирмами по предоставлению услуг и агентствами. Однако здесь имеются и свои минусы: поток данных насыщен чрезмерно, и беглый взгляд не дает возможно­сти отличить полезные адреса и контакты от бессмысленных. Не­смотря на это, в общем и целом время, потраченное на поиски в Интернете, себя оправдывает.

Информирование через Интернет

Как было отмечено в предыдущих разделах, Интернет представ­ляет собой не только информационное бюро, но и кладезь воз­можностей для сбыта собственного мероприятия.

Коммуникация и «продажа» мероприятия через веб-сайт в зави­симости от его вида и объема может быть удачнее, чем кажется на первый взгляд. Подключение веб-сайта обходится в сумму от 500 до 1000 евро; текущие расходы (актуализация и т. д.) могут потребовать ежемесячных выплат в размере от 50 до 100 евро. В зависимости от параметров веб-сайта верхние границы расхо­дов установлению не поддаются.

Хорошей поддержкой при «продаже» мероприятия является мас­совая рассылка писем по электронной почте. Адреса можно вы­яснить, например, с помощью запросов, а также на основании отзывов и жалоб, поступивших в связи с прошлогодним меро­приятием. Часто бывает достаточно дня работы одного человека, чтобы выйти на многие тысячи контактов. Наряду с вышеупомя­нутыми затратами на организацию веб-сайта на этом этапе до­бавляются расходы на обработку e-mail и в ряде случаев — оплата телефонных тарифов. Спамминг, т. е. рассылку по электронной почте непрошеных посланий (спама), — например, недифферен­цированное составление списка потенциальных участников, — все же лучше исключить. При использовании в распространении информации об event корпоративных сетей в сообщениях следу­ет указывать, почему event имеет отношение к данной корпора­ции (объединению).

3.6.4. Подключение агентств

В зависимости от вида и масштаба мероприятия, как уже много­кратно подчеркивалось, может оказаться целесообразным заклю­чение договоров с соответствующими рекламными, медиа- или ^«/-агентствами по вопросам разработки стратегии успеха или реализации мероприятия (рис. 3.11). И все же даже в случае об­ращения к профессионалам из еуея/-агентства нелишне будет тща­тельно проштудировать настоящую книгу и, в частности, главу о стратегии успеха. Вооружившись полученными знаниями, мож­но смело давать агентствам соответствующие указания.

На рынке представлены evewZ-агентства, оказывающие полный комплекс необходимых услуг, распространяющихся на все уча­стки планирования и проведения мероприятий, включая разра­ботку содержания, бренда, схемы сбыта и реализации. Сверх это­го имеются еще агентства, специализирующиеся на отдельных составляющих event, таких, например, как логистика мероприя­тий. Наконец, принятие решения зависит от масштаба мероприя­тия и собственных возможностей устроителя (имеющихся в на­личии ноу-хау и личного состава).

Подключение агентства может стоить дорого. Затраты возможно снизить посредством четкой постановки задач в заданных рамках. И в этом настоящая книга окажет существенную помощь. Ясно, что нет смысла для каждого нового мероприятия заново изобретать велосипед при содействии агентства. Однако и отказ от обраще­ния в агентство чреват денежными потерями, связанными с воз­никновением ошибок в разработке концепции либо в ее реализа­ции. Поэтому решение на этот счет должно продумываться осо­бенно тщательно.

Во многих случаях желательно как минимум провести предвари­тельные переговоры с агентством, чтобы получить представле­ние о предлагаемых услугах и их стоимости.

В случае небольших (частных) праздников нередко прибегают к услугам агентств, причем чаще всего имеют дело с предприятия­ми общественного питания. При таком, на первый взгляд, про­стом взаимодействии с «людьми со стороны» важно сделать акцент на факторах достижения успеха. Успех тех или иных блюд реши­тельно зависит от постановки задач устроителем мероприятия.

• Какие гости будут приглашены? (Целевая группа: например, родственники и знакомые в возрасте от... до...)

• Имеются ли особые пожелания? (Например, вегетарианские кушанья.)

• К какому часу приглашены гости? (Официальный ужин дик­тует свои условия относительно категории блюд, уровня об­служивания, продолжительности застолья.)

• Что служит поводом? (Вид застолья, например свадебное ме­ню.)

• Какие основные задачи стоят перед мероприятием и к какому разряду оно относится? (Бюджет, объем, время суток, придут гости голодными или нет и т. д.)

• В какие рамки вписывается программа? (Например, из-за слишком длинных застольных речей мероприятие может за­тянуться.)

Привлечение агентств приводит к возникновению сложных до­говорных отношений. В первую очередь, однако, здесь важно то, что риск берет на себя устроитель, а не evewz-агентство, которое только реализует мероприятие.

Впрочем, по отдельным направлениям складываются и непосред­ственные отношения между агентством по предоставлению услуг или сервисными службами и посетителями (например, так про­исходит в случае ресторанного обслуживания). В каждой кон­кретной ситуации необходимо тщательно прорабатывать юриди­ческие моменты проведения мероприятия, чтобы четко знать, кто за что несет ответственность и кто в конечном итоге «подставля­ет голову» (см. главу 5).

И в заключение можно напомнить одну поговорку: «Бардак внут­ри — бардак снаружи». Это намек на то, что при недостаточно продуманной постановке задач самый лучший представитель сервиса не добьется хорошего результата.

3.7. iJVe/tf-маркетинг

В данном разделе следует еще раз коснуться понятия ^^/-марке­тинга (не путать с маркетингом конкретного етг/-мероприятия), т. е. включения event как инструмента коммуникации в структуру общей коммуникации предприятия или бренда.

Понятия еуеи/-маркетинга и спонсирования в данном аспекте многократно пересекаются либо практически употребляются в одном и том же значении (отчасти). Event-маркетинг в большей степени связан с event; эта взаимосвязь создается с целью осуще­ствления коммуникации бренда или предприятия. Понятие спон­сирования применяется для еуеи/-мероприятий, которые могут планироваться и проводиться также и без привлечения спонсо­ра. Это означает, что с точки зрения evewz-маркетинга event-ме-роприятия часто находятся ближе к бренду, о котором идет речь, или теснее связаны с предполагаемой целевой группой, посколь­ку они развиваются точно в направлении данной цели.

Особенный характер event сегодня используют многие производи­тели фирменных товаров, чтобы позиционировать event как часть коммуникации предприятия. Фоном здесь является коммуника­ционный и информационный поток, вследствие чего привлекать потребителей традиционными медиасредствами становится все труднее и дороже. Вдобавок к этому для многих отраслей харак­терны высокая степень заменяемости товаров, насыщенность рынка или растущие ограничения на рекламу. Те, кто стремится добиться расположения потребителей, имеют тенденцию ориен­тироваться на сферу досуга и область эмоциональных пережива­ний. Эмоции ставятся во главу угла.

Данную тенденцию используют предприниматели, чтобы в рам­ках ет?/-мероприятия в располагающей обстановке создать у потребителя эмоциональную привязку к продукту. Отчасти для достижения этой цели организуются новые evewZ-мероприятия, отчасти используются уже существующие (посредством спонси­рования). Устроители существующих ^«/-мероприятий, зани­маясь подбором спонсоров, запросто могут извлекать выгоду из данной тенденции (см. раздел 3.4).

Возрастающее значение evewZ-маркетинга становится очевидным при исследовании маркетингового бюджета многих предпри­ятий. Здесь назрела необходимость в переходе от традиционного медиабюджета (так называемый бюджет выше линии) к спонси­рованному или event-бюджету (так называемый бюджет ниже ли­нии). Для исчерпывающей характеристики преимуществ event-маркетинга следует проанализировать весь комплекс маркетин­говых стратегий предприятий или брендов. В какой мере в них определены такие цели, как, например: «Упрочение взаимоотно­шений с клиентами посредством обращения к их эмоциям», или «Формирование эмоциональной среды, подходящей для ориен­тации на досуг потребителей», или «Восприятие продукта на уров­не эмоций», — в такой мере evenf-маркетинг становится потен­циальным инструментом.

Ниже вкратце приводится пример из области evewf-маркетинга, или спонсирования (см. также раздел 8.11).

В 1999 г. пивоваренная компания Beck and Со с ее брендом BECK'S оказала содействие в организации турне с концертами под открытым небом Мариуса Мюллера-Вестернхагена. На этом примере с самого начала дала себя знать проблема разграниче­ния между evewZ-маркетингом и спонсированием. Собственно презентацию турне («BECK'S представляет: Westernhagen 1999 LIVE») следует рассматривать прежде всего в смысле спонсиро­вания. Сопровождающие спонсирование действия много раз но­сили характер event, например, возведение шатра с логотипом BECK'S для VIP-гостей, с ансамблем, исполняющим живую му­зыку, командой промоутеров и изысканной кухней. Важным в таком спонсировании (и образцом для аналогичных спонсор­ских действий) было разумное разграничение интересов испол­нителя и пивоваренной компании Beck and Со. Спонсор должен очень осторожно интегрироваться в «продажу» такого турне, а исполнителю не к лицу «заниматься проституцией». Столь же важным с точки зрения Beck and Со было представление собст­венного спонсирования на концертах путем изображения лого­типа бренда и продажи пива в качестве осуществления марке­тинговой стратегии в форме интегрированной коммуникации. Составными частями были: телевизионная, радио- и печатная кампании, торговое продвижение, розничные сделки (в универ­магах, супермаркетах, на рынках алкогольной продукции), про­изводство сувенирной продукции, выход в Интернет и обшир­ная программа обязательств перед клиентами из сфер оптовой торговли, общественного питания и ресторанного дела, а так­же конечного потребления. Эффект от спонсорской деятельно­сти измерялся путем тщательного исследования конъюнктуры рынка.

Данный пример показывает, где смыкаются понятия event-u&p-кетинга и маркетинга отдельного event, а где вновь начинаются разграничения. В рамках маркетинга ^«/-мероприятия «Western-hagen LIVE 1999» проводились, кроме всего прочего, телевизи­онная, радио- и печатная рекламные кампании. Менеджеры тур­не господина Вестернхагена (либо он сам) разработали маркетин­говую стратегию с основной изначальной целью продать все би­леты на концерты максимально быстро, чтобы затем приступить к организации дополнительных концертов. Кроме того, нужно было продать новые CD господина Вестернхагена. С этой целью тур-менеджеры разработали позиционирование турне, испол­нителя, содержания и посыла («Последнее большое турне»), корпоративного дизайна и корпоративной идентификации, а также данных о турне (даты выступлений, места выступлений, программа и т. д.). Медиапартнеры, такие как SAT 1 и BILD Zei-tung, и спонсор Beck and Со предоставили в распоряжение (по собственному усмотрению) рекламный бюджет или рекламное время. Сюда вошел интерфейс eve/jZ-маркетинга Beck and Со, представляющий бренд BECK'S. Рекламные акции господина Вестернхагена (маркетинг данного event) переплелись с реклам­ными сообщениями по радио, объявлениями и действиями по продвижению бренда BECK'S, а также с другими мерами (при­влечение клиентов в VIP-шатер и т. д.), осуществляемыми спон­сорами. Обоюдная цель была достигнута, поскольку, во-первых, были распроданы билеты на все концерты (включая дополни­тельные), а во-вторых, спонсирование мероприятия брендом BECK'S с точки зрения клиентов было воспринято надлежащим образом.

В заключение следует упомянуть, что в 2000 и 2001 гг. как отрас­левые партнеры (прежде всего в пивоварении), так и медиапарт­неры (по большой части частные телевизионные каналы) заметно воздерживались от спонсирования крупных гастролей с концер­тами под открытым небом. Оснований для того было предоста­точно. Так, на обсуждение потенциальными спонсорами стави­лось соотношение затрат и прибыли. Возможно, ситуацию усу­губляли завышенные финансовые претензии и/или несерьезные выступления некоторых агентств по продажам. (Разумеется, дан­ное замечание не относится к большинству профессиональных агентств!) Следующая проблема заключалась в отсутствии гаран­тированного планирования для отраслевых партнеров: если спон­сирование турне как стратегический маркетинговый инструмент

означает долгосрочные, рассчитанные на несколько лет вложе­ния, то всегда возникает опасность, что либо некое турне с под­ходящим бренду или целевой группе исполнителем будет орга­низовано слишком скоропалительно (решение принято в начале года, турне проводится летом), либо в какой-то сезон вообще не оказывается в наличии ни одного достойного исполнителя. Сю­да же можно добавить внезапные отмены заблаговременно объ­явленных турне или концертов (например, концерта Мадонны в Кельне, 2001 г.). Как будет развиваться спонсирование турне в дальнейшем, покажет время.

4. Логистика

Логистика включает все виды деятельности, обеспечивающие поступление продуктов (товаров, услуг) в нужное время и в нуж­ное место. £л>ел/-логистика охватывает все действия, необходи­мые для того, чтобы обеспечить слаженное и бесперебойное про­ведение еуеи/-мероприятий. Сюда, наряду с надлежащим обеспе­чением питанием, относятся также и поданный по расписанию пригородный автобус, и вовремя опорожненный мусорный бак. Таким образом, логистика охватывает различные виды материаль­ных, информационных и кадровых потоков.

От логистики требуется, чтобы она готовила материалы (продук­ты, товары), персонал, обслуживание и информацию к поступле­нию:

• в нужное время;

• в нужное место;

• в правильной очередности;

• надлежащего качества;

• по подходящей цене.

Хотя результаты всех этих действий различны, все же их органи­зационные задачи имеют много общего. По каждой позиции сле­дует позаботиться о том, чтобы поставка была обеспечена к стро­го намеченному времени. Поскольку процесс должен функцио­нировать четко и бесперебойно, требуется тщательно спланиро­ванное квалифицированное обслуживание.

Ниже мы рассмотрим прежде всего ведущую и характерную для event тему продовольственного снабжения, а затем перейдем к обсуждению логистики в целом, отдельно коснувшись вопросов транспортировки и готовности предоставить по первому требо­ванию товары, людей и энергию.

4,1. Организация общественного питания и логистика товаров

«Наилучшая забота о вашем благополучии» — данный слоган можно прочесть на очень многих пригласительных билетах. Все, что необходимо для исполнения этого обещания, можно объе­динить под пунктом «кейтеринг» (организация общественного питания). Вне зависимости от того, кем осуществляется снабже­ние мероприятия продовольствием — самим устроителем или привлеченным партнером-профессионалом, — речь всегда идет о кейтеринге. При рассмотрении любого мероприятия остаю­щийся в воспоминаниях негативный осадок, как правило, свя­зан с плохо организованной продажей напитков и потерей вре­мени в длинных очередях.

Независимо от содержания мероприятия обеспечение питанием является важной составляющей event-характера. Еда и напитки дают возможность неформальной коммуникации. Часто, напри­мер, во время семинара или презентации действительно важные темы затрагиваются в перерывах — во время неофициальных бе­сед за бокалом шампанского или апельсинового сока. Здесь-то и происходит обмен информацией. Качество кейтеринга напря­мую зависит от устроителя мероприятия. А значит, на организа­тора ложится ответственность за то, чтобы сделать кейтеринг как можно более совершенным.

Что означает это «совершенство», в каждом конкретном случае зависит от вида мероприятия. Если речь идет об ^«/-мероприя­тии, нацеленном на привлечение спонсоров, то к выбору еды и напитков предъявляются более высокие требования, чем на дне открытых дверей.

Должен ли кейтеринг быть гвоздем программы или ему доста­точно второстепенной роли? Решение на этот счет должно быть принято как можно раньше, поскольку от него зависит вся даль­нейшая программа. В первую очередь необходимо определить, какие расходы следует выделить на кейтеринг. Ограничится ли предложение легкими закусками и выпечкой, или к ним еще до­бавятся напитки в бугылках? А может быть, это тот случай, когда уместны блюда и напитки, представляющие кухни разных стран?

В обоих возможных вариантах будет проявлена забота о том, чтобы накормить людей. Однако расходы, которые в связи с этим воз­никнут, окажутся несопоставимыми. А может, вообще, во избе­жание лишних трат, устраивать такие мероприятия, где никакой общепит и не требуется? Такой вариант тоже возможен, правда, встречается он крайне редко.

В большинстве event-меропщятий кейтеринг играет ключевую роль. Связанные с ним организационные недостатки сказывают­ся на впечатлениях и долговременных воспоминаниях посетите­лей мероприятия. Достижения логистики, которые стоят за хо­рошо функционирующим кейтерингом, тем не менее очень час­то недооцениваются.

4.1.1. Виды кейтеринга

В зависимости от целей, которые должны быть достигнуты по­средством проведения evewZ-мероприятия, можно принципиаль­но выделить следующие виды кейтеринга.

4.1.1.1. Угощение гостей

Предложение гостям еды и напитков в данном случае не связано напрямую с коммерческой целью. Обслуживание проводится, как правило, бесплатно (т. е. гости не должны платить непосред­ственно за еду и напитки) или за символическую стоимость. За­траты на продукты питания в данном случае ложатся на устрои­теля. Отчасти они косвенным образом перекладываются и на гостей (например, на семинарах стоимость питания входит в оп­лату участия).

Потребности посетителей должны удовлетворяться. Предложе­ние и форма подачи (сервировка) угощения посетителям зависят лишь от целей event-мероприятия и степени творческого подхода организаторов. Устроитель в этом плане должен ориентироваться на ожидания посетителей по отношению к проводимому event-мероприятию. В то время как на дне открытых дверей с успехом применяется самообслуживание в буфете или столовой, на пре­зентации продукции с участием важных клиентов имеет смысл организовать ресторанное обслуживание на высшем уровне си­лами профессионалов.

4.1.1.2. Коммерческий подход

На остальных evewf-мероприятиях кейтеринг находится в более непосредственной взаимосвязи с достижением высокого товаро­оборота и максимальной прибыли. Получение прибыли в конеч­ном итоге определяет успех или неуспех event с позиции устроите­ля мероприятия. Еда и напитки продаются порционно за отдель­ную плату (в зависимости от блюда или напитка), хотя в некото­рых случаях посетители могут поесть, заплатив общую (паушаль­ную) сумму (например, «за 50 евро ешьте сколько хотите»).

Прибыль не обязательно должна поступать в карман устроителя. Посредством мероприятий компании часто зарабатывают себе ав­торитет в обществе, в то время как организацию питания перепо­ручают местным объединениям и социальным организациям, ко­торые могут использовать полученную прибыль в собственных це-

лях. Непосредственной прибыли предприятие в этом случае не имеет. Однако при взаиморасчетах по поводу рекламных затрат, которые были необходимы, чтобы обе стороны в равной мере про­извели на посетителей позитивное впечатление, часто записыва­ется в актив косвенная прибыль.

4.1.2. Собственными силами или с привлечением сторонней организации?

После того как будет установлено, в каком виде предстанет кей­теринг, на повестку дня выносится вопрос, организовывать его своими силами или перепоручить партнеру. Это должно решать­ся в каждом случае по-своему: если, например, проводится кор­поративный праздник, в подготовке которого задействовано боль­шое число добровольных помощников, вполне возможно, что кейтеринг надо взять на себя. На концерте или олимпийском ста­дионе, наоборот, разумнее всего передать организацию общест­венного питания в руки партнера-профессионала.

Таким образом, решение зависит от следующих основных крите­риев:

• количество посетителей или гостей;

• вид и масштаб кейтеринга (категория блюд, т. е., образно го­воря, жареная колбаса или омары);

• наличие у устроителя подходящего оборудования, помещения и обстановки, ноу-хау, персонала и т. д.

Кроме того, решающей является и форма обслуживания, в кото­рой кейтеринг может осуществляться своими силами. Издержки, которые возникают при обслуживании публики, часто недооце­ниваются.

В обоих случаях есть свои преимущества и недостатки. Если про­дукты питания самостоятельно закупаюся устроителем, маржа прибыли гарантированно будет выше, чем при перепоручении. Однако если рассматривать риск и издержки, возникающие в связи с продажей, то это может очень быстро свести прибыль на нет.

4.1.3. Перепоручение стороннему партнеру

Если решение принимается в пользу перепоручения кейтеринга партнеру со стороны, необходимо в первую очередь отыскать та­кого партнера. Наряду с отраслевыми изданиями для профес­сионалов и руководствами по организации ресторанного дела, на множество агентств, оказывающих данного рода услуги, мож­но выйти через Интернет. Здесь, правда, следует учесть, что на ме­роприятиях, на которые имеется региональный заказ, в чести ока­жутся и региональные бренды. Сознательно или неосознанно значительная часть населения тесно связана со своим регионом и в известной мере гордится им и его достижениями. В зависимо­сти от уровня кейтеринга и стиля проведения ^«/-мероприятия определяется ассортимент напитков. На решение о том, какие напитки предлагать к продаже — местного производства, отечест­венные или иностранные сорта вина или пива, — влияют многие факторы. В то время как отдельных посетителей-патриотов на evewZ-мероприятие можно заманить именно продукцией их род­ного региона (например, праздник вина в Пфальце), для других мероприятий (например, международный спортивный праздник) более актуальными оказываются интернациональные блюда и напитки.

Проводя сопоставление потенциальных партнеров в сфере кей­теринга, рекомендуется посетить обслуживаемые ими мероприя­тия. Тем самым можно, во-первых, получить собственное впе­чатление о предлагаемом сервисе и, во-вторых, посоветоваться с организатором мероприятия на предмет удовлетворенности ка­чеством обслуживания данного агентства. Здесь может оказаться полезным анализ практической ценности, который мы рассмот­рим подробнее в разделе о техниках менеджмента.

4.1.4. Составление договора

В разделе «Права и ответственность» еще будут рассмотрены со­ставление и порядок заключения договоров. В следующих пунк­тах мы коснемся лишь содержания договоров, заключаемых по поводу обслуживания в сфере кейтеринга. Другие важные крите­рии описаны в главе «Общие условия». Договоры, о которых пой­дет речь ниже, заключаются либо с поставщиками продуктов пи­тания, либо с предприятиями общепита.

4.1.4.1. Планирование количества

Необходимое количество продуктов можно определить только пу­тем как можно более точного планирования. Здесь желательно и даже необходимо иметь информацию об аналогичных мероприяти­ях. Наряду с обширной информацией и фактическими данными нужно учесть многочисленные факторы влияния, важные для планирования количества. Это могут быть прогнозы погоды или данные о других мероприятиях, способных оказать влияние на количество посетителей (большинство конкурентных мероприя­тий снижают количество посетителей на мероприятиях, прово­дящихся неподалеку, однако это может привести и к внезапному наплыву массы голодных «чужих» посетителей).

Основой для оценки являются такие критерии, как количество гостей и продолжительность пребывания. При перепоручении сторонний организатор общественного питания, как правило, сталкивается с риском планирования количества. Устроитель же обязан предоставить как можно более точные цифры относи­тельно ожидаемого количества посетителей, поскольку только он один способен воздействовать на эту величину. В договоре с организатором общественного питания должно быть оговорено, в какой мере можно допустить, чтобы отдельные предложения исчерпали себя уже задолго до окончания мероприятия. Органи­затор общепита должен взять на себя принципиальные обяза­тельства обеспечить бесперебойную продажу как минимум ряда «дежурных» блюд и ходовых напитков вплоть до самого конца мероприятия. Соглашение с организатором общепита на обслу­живание гостей может включать следующие моменты:

• день проведения мероприятия;

• количество гостей;

• распорядок проведения мероприятия (что? когда?);

• вид обслуживания (стол с холодными закусками, официаль­ный обед и т. д.);

• ассортимент напитков;

• численность обслуживающего персонала и форма одежды;

• сервировка стола, художественное оформление;

• цены: в расчете на одно лицо, с учетом всех видов услуг и на­кладных расходов или дополнительных затрат (на персонал, обстановку, транспорт, посуду);

• необходимые автостоянки, подключение к электросети, сто­лы и многое другое, что необходимо для организации общест­венного питания.

4.1.4.2. Возврат

Этот момент важен при организации питания и обслуживания за счет собственных средств. Теоретически при точном планирова­нии можно исходить из того, что к концу evwrt-мероприятия вооб­ще не останется никаких товаров. И все же — как быть, если вмес­то предполагаемых 24 "С и ясного голубого неба в действительно­сти имеется 15 °С и моросящий дождь? При таком стечении обстоя­тельств, определенно возникающем гораздо чаще, чем хотелось бы устроителю, используется от силы 20 % от запланированного ко­личества продуктов. Чтобы исключить ситуацию, при которой большая часть товаров остается невостребованной, рекомендуется заключить договор, сводящий данный риск к минимуму через обя­зательство обратного приема непроданного товара. И все же при­дется учесть, что поставки, например, продуктов глубокой замо­розки возврату не подлежат, поскольку такие продукты могли хра­ниться без надлежащего соблюдения непрерывного охлаждения.

4.1.4.3. Дополнительный заказ / дополнительная поставка

Уже в процессе предварительной подготовки необходимо принять меры, исключающие возможность быстрого исчезновения с при­лавков товаров, которые «вдруг» оказались более популярными и привлекательными для публики, чем предполагалось. Для это­го необходимо отрегулировать порядок дополнительных поставок. В случае организации общепита собственными силами требуется составление документации о сроках исполнения заказов и сроках поставок. Далее определяется наименьший объем запасов тех или иных товаров на складе, с тем чтобы их всегда хватало в местах продаж. Цепочка поставок должна быть строго определенной, ее бесперебойное функционирование не может быть нарушено ни в одном звене.

4.1.4.4. Договор по ценам /согласование цен

Пожалуй, одним из важнейших пунктов при заключении договора являются цены. При обслуживании мероприятия собственными силами должны быть оговорены закупочные цены и рассчитаны продажные цены. При обслуживании привлеченной стороной це­ны на предназначенные для продажи еду и напитки юридически находятся в сфере ответственности этой стороны, т. е. организато­ра общепита. Однако для обеспечения успеха мероприятия его уст­роитель должен иметь возможность совместно с обслуживающей организацией определить существенные пункты: обвинение в за­вышенных ценах или ненадлежащем качестве в конечном итоге предъявят ему. Как устроитель, так и организатор общепита долж­ны стремиться к тому, чтобы в процессе переговоров определить для себя как можно более благоприятные экономические условия.

Ценообразование зависит от формы расчетов с посетителями.

• На егеяг-мероприятии, где блюда и напитки предоставляются посетителям «бесплатно», цена, как правило, рассчитывается паушально или на основании стоимости каждой порции.

Дата добавления: 2014-12-26