ЗКСПЕРТП 9 страница

• На event-мероприятиях, где еда и напитки продаются, договор чаше всего составляется таким образом, что организатор обще­пита отчисляет устроителю определенную сумму с каждого тор­гового места или с каждого посетителя. Далее в принципе появ­ляется возможность взаимозачетов — в зависимости от оборо­та — между организатором общепита и устроителем мероприя­тия.

4,1,4.5. Прочие критерии

При организации питания следует обратить внимание на другие важные моменты.

• Обеспечение питанием сотрудников.

Вопрос обеспечения питанием сотрудников должен быть урегу­лирован в договорной форме. Кто несет расходы — устроитель мероприятия или агентство по кейтерингу? Имеет ли право каждый сотрудник есть сколько душе угодно или получает не­кий бюджет в форме талона на питание? Опыт показывает, что стоимость свободного комплексного питания персонала не вы­ходит за пределы нормы, так что здесь не приходится ожидать особых затрат. Напротив, данный метод предупреждает убыт­ки и мотивирует занятых в мероприятии сотрудников.

• Ассортимент.

Спектр предложений (см. следующий подраздел) должен быть определен в договоре. Качество предлагаемых к упот­реблению продуктов также должно регулироваться в договор­ном порядке.

• Ответственность.

Ответственность за возможный ущерб от кейтеринга и за воз­можные ошибки в расчетах должна регулироваться в договоре. Именно последствия приема некачественной пищи, способные причинить вред здоровью посетителей, являются риском с вы­сокими экономическими потерями и ущербом для имиджа.

4.1.5. Спектр предложений

В зависимости от мероприятия ассортиментный спектр обеспе­чения питанием простирается от обычных бутербродов до дели­катесов со всего мира. Выбор продуктового микса зависит от то­го, к какому разряду относится мероприятие. В то время как на десятилетнем юбилее организации достаточно классических жа­реных колбасок и бифштексов в булочках, на других мероприя­тиях чего только нет. Контрольная таблица по теме ассортимент­ного спектра находится в главе 7.

4.1.5.1. Расчет количества

Наиболее точный (по возможности) расчет потребности в блю­дах и напитках производится исходя из ожидаемого количества посетителей.

Отталкиваясь от предполагаемого количества, можно напрямую вывести число необходимых мест продаж. Во время концертов под открытым небом средним показателем является палатка с напитками и ларек с закусками на 1200—2000 посетителей. Здесь важно разделение между продажей еды и напитков. Сама основа такого разделения заложена уже в том, что для палатки с напит­ками необходимо другое оснащение, нежели для ларька с едой. Как правило, такая разделительная мера ускоряет процесс про­дажи (в самих точках продажи еды и напитков также можно при­менять дифференциацию отпуска товаров, ведущую к сокраще­нию времени ожидания в очереди).

Во время проведения еуел?-мероприятия необходим постоянный учет имеющихся в наличии товаров. Опустевший центральный склад еще не означает, что товаров уже нет в наличии. Часто, что­бы перестраховаться, торговые точки забивают запасами продук­тов. Только целенаправленная товарная инвентаризация поможет избежать того, что к концу мероприятия припасенная впрок то­варная масса так и останется нераспроданной.

4.1.5.2. Еда

Многообразие и качество еды неизбежно влияет на успех event-мероприятия. Поэтому ассортимент должен отбираться крайне тщательно. Предложение кушаний, предназначенных для прода­жи, в последние годы заметно изменилось. Едва ли найдется ме­роприятие, на котором не побаловали бы посетителей как мини­мум одним особенным фирменным блюдом, — будь то бычок, зажаренный на вертеле, или хотя бы промасленные початки куку­рузы. При выборе нет смысла отказывать посетителям в удовольст­вии, ведь приготовление даже самых экзотических блюд благо­даря поставкам готовых к употреблению продуктов, как правило, не представляет проблем. Закупка полуфабрикатов глубокой за­морозки позволяет готовить блюда, по качеству не уступающие тем, что подают в ресторане.

Специфические местные, интернациональные или сезонные блю­да следует выбирать соответственно мероприятию.

В зависимости от намеченного ассортимента могут понадобиться различные вспомогательные средства для приготовления всевоз­можных блюд. Это представляется настолько само собой разу­меющимся, что при планировании зачастую не учитываются мно­гие необходимые детали.

Ряды вегетарианцев в последние годы заметно пополнились. Ис­ходя из этого факта, пропорционально составленный продукто­вый микс должен обязательно предлагать по меньшей мере одно основное блюдо для данного разряда посетителей. А если оно к тому же приготовлено без жира, то непременно придется по ду­ше людям, заботящимся о своем здоровье.

4.1.5.3. Напитки

Так же, как и ассортимент блюд, выбор напитков зависит от вида мероприятия. Если на небольших корпоративных праздниках в ходу пиво и минеральная вода в бутылках и стаканах, то на зна­чимых для фирмы ^^мероприятиях актуальны коктейли и шам­панское. Однако и здесь не следует пускать все на самотек. Мода на напитки меняется почти каждый год. Здесь можно вспомнить пример с пивом: было время, когда о светлом пиве и речи не шло, сегодня же ситуация изменилась в корне. Тенденция сме­щается в направлении становящихся популярными сортов (ме­стные сорта, национальные или международные сорта пльзень-ского пива, мексиканское пиво, смешанные пивные напитки), которые частично разливаются в бутылки емкостью 0,33 л и пьют­ся прямо из них. Аналогичная ситуация и с кока-колой и лимо­надом. Здесь проявляется влияние рекламы крупных производи­телей. Если у кого-то в ассортименте, рассчитанном на публику, которая ориентируется на бренды, окажется «безымянный» про­дукт, сбыт будет скорее всего ограничен.

Как продается пиво — в бутылках или на разлив из бочек, — зави­сит, наряду с вкусовыми предпочтениями и характером меро­приятия, и от ожидаемого объема сбыта. В каждом случае необ­ходимо обращать внимание на достаточное охлаждение (холо­дильники и прочие охладители). Размещение на солнце весьма негативно сказывается на качестве напитка.

Подобно еде, напитки следует отбирать таким образом, чтобы они соответствовали еуел/-мероприятию и подходили его устроителю.

4.1.6. Инфраструктура обеспечения питанием

Для надлежащего обеспечения питанием крайне важна логисти­ческая инфраструктура. Диапазон ее широк: это и цепочки по­ставок, и холодильные камеры для скоропортящихся продуктов, и персонал, и оборудование, необходимое для приготовления и производства еды и напитков.

4.1.6.1. Оснащение

В соответствии с выбором ассортимента для еды и напитков мо­гут понадобиться особые принадлежности, начиная от салфеток и деревянных вилочек и заканчивая вафельными рожками для мороженого. Известно, что для приготовления коктейля нужны не только требуемые дозы рома, сока и сахара, но еще и пресс для ли­монов, инструмент для колки льда и шейкер. Чтобы избежать не­приятностей в связи с отсутствием оснащения, разумно заказывать все необходимое у поставщиков вместе с едой и напитками. Дело в том, что у поставщиков имеется достаточно опыта и знаний от­носительно преимуществ тех или иных простых или замысловатых приспособлений. Оборудование и устройства для приготовления блюд, например газовый гриль, большие противни, холодильники и т. д., лучше всего также сразу включить в общую поставку. Тем самым можно избежать лишних задержек в фазе пуска event, кото­рые могут возникнуть, например, из-за пустого газового баллона.

Необходимое оборудование для продажи напитков, включающее барные стойки, проточные охладители, сервировочные тележки, стаканы и т. д., обычно можно заказать вместе с доставкой на­питков. По мере надобности имеет смысл задействовать кругло­суточную сервисную организацию по обслуживанию техники для продажи напитков. Выход из строя проточного охладителя в период авральной работы гораздо неприятнее, чем все осталь­ное. Равным образом спасти ситуацию может наличие резервно­го оборудования (например, запасного проточного охладителя). Такой сервис, конечно, стоит денег. И тем не менее данные до­полнительные расходы часто представляют собой очень разум­ные инвестиции.

4. J. 6.2. Центральный склад

Чтобы обеспечить непрерывное снабжение товарами, начиная с определенного масштаба мероприятия рекомендуется задейство­вать оборудованный центральный склад. Он должен быть органи­зован таким образом, чтобы компетентный персонал склада имел удобный доступ к размещенным здесь товарам. Тем самым обес­печиваются своевременное выполнение дополнительных заказов или отмена заказов. На складе в достаточном количестве должно быть холодильное оборудование. Сюда приходит персонал с каж­дой торговой точки, поэтому одновременно склад служит оптималь­ным центром коммуникации, где решаются возможные проблемы и происходит весьма ценный для торговых точек обмен опытом.

Очень полезным может оказаться оборудование на таком складе радиоузла. Целесообразно также задействовать склад как свое­образный штаб, откуда происходит управление ^«/-мероприя­тием и где решаются все возникающие у персонала вопросы. Чтобы состояние дел на торговых точках было очевидным для всех, рекомендуется отпускать товары только по накладным. До­полнительные преимущества предоставляет постоянная готов­ность складских запасов к последующей реализации.

Путь, который при проведении еуея/-мероприятия проходит то­вар (например, бочка с пивом), можно представить следующим образом (рис.4.1).

Оптовый продавец

Поставка товара на центральный склад

Принятие возврата и взаиморасчеты согласно договору

Цент­раль­ный склад

Торговая точка

Прием и продажа товара

Порожняя тара и остатки возвращаются на централь­ный склад

Движение товара каждый раз сопровождается накладной

Рис. 4.1. Прохождение товара

4.1.6.3. Сервис

Самообслуживание или кельнеры в черных костюмах? Ответ на этот вопрос также зависит от повода мероприятия. Имеется не­сметное количество факторов, которые необходимо принять во внимание в деле организации сервиса. Если, например, принято решение об обслуживании публики, то обязательно нужно обес­печить, чтобы обслуживание это на всем протяжении event-ue-роприятия было бесперебойным и доброжелательным. Бывает, что при проведении семинаров во время докладов персонал не задействован, зато в перерывах дело доходит до взятия торговых точек приступом. И устроитель мало что может с этим поделать. Понятно, что в пиковое время гости не должны проводить в ожидании напитков по 15 минут. Очередей, разумеется, можно было бы избежать путем увеличения численности персонала, но это опять же привело бы к значительному росту расходов. Лучше всего помнить о таких ситуациях, планируя мероприятие, и дей­ствовать исходя из прошлого опыта. Полезно также разузнать о решении данной проблемы организаторами аналогичных event-мероприятий.

4.1.6.4. VIP

Обслуживание особых гостей требует и неординарных предло­жений. Обеспечению едой и напитками важных спонсоров и ар­тистов (деятелей искусства) следует придать исключительное значение. Необходимо выяснить и учесть особые пожелания. Что­бы не обойти вниманием никого из VIP-гостей, рекомендуется заранее составить их список. К вписывающимся в пределы нор­мы запросам и притязаниям VIP-персон в каждом случае нужно подходить с умом. Если обербургомистр стремится поддерживать и продвигать продукцию региональных рынков, лучше не пред­лагать ему мексиканские национальные блюда.

4.1.7. Кейтеринг и деньги

Если еда и напитки отпускаются за деньги, следует четко сплани­ровать вид и способ оплаты.

Обслуживание в сфере общественного питания предполагает не только приготовление и сервировку кушаний и напитков, но и тщательно продуманную схему оплаты.

• Кто и сколько должен платить за еду и напитки?

• Как должны формироваться цены на продукты как таковые и соотношение цен на разные продукты?

• Кто пользуется бесплатным обслуживанием или получает тало­ны на еду?

• Как должны обслуживаться VIP-персоны и приглашенные гости?

• Как осуществляется оплата: паушально, по талонам или за наличные деньги?

• Как должны возвращаться залоговые деньги?

4.1.7.1. Уровень цен

Факторы формирования цен непосредственно связаны с направ­ленностью ^«/-мероприятия. Если есть намерение пополнить кассу объединения, то допустимы более высокие расценки, чем в случае дня открытых дверей, нацеленного на представление пред­приятия населению. Решающее значение для определения уров­ня цен имеют также целевые группы. Молодежный или семей­ный праздник, несомненно, будет воспринят с большим удовольст­вием, если цены не будут «кусаться».

Формирование цен не только напрямую влияет на финансовый успех. Оно отражает видение event устроителем. От устроителя тре­буется поэтому тщательное планирование расходов. Недовольст­во по поводу формирования цен может быть вызвано превыше­нием определенных «плавающих» цен, отсутствием недорогих альтернатив (например, для детей), завышенными ценами на специфическую продукцию (например, дорогие вегетарианские кушанья) или лишь формальным соблюдением правила «безал­когольное дешевле». Все это может быстро испортить общее впечатление от еге«/-мероприятия и пошатнуть тем самым его имидж.

Высокие цены не свидетельствуют о высоком товарообороте. Имеется огромное количество товаров, цены на которые поч­ти на каждом еге«/-мероприятии одинаково высоки. Если один из таких продуктов предложить по чуть более выгодной це­не, то резкий скачок в его продаже нарушит общую пропор­циональность сбыта товаров. В разделе «Маркетинг» рассмот­рены некоторые другие факторы, влияющие на формирование цен.

4.1.7.2. Залог

В зависимости от специфики мероприятия может быть принято решение о работе с залогами. Если на официальном приеме с учас­тием важных лиц требование залога за посуду абсолютно непри­емлемо, то оно представляется более чем разумным в случае про­ведения массового мероприятия.

Требование залога имеет свои преимущества:

• сокращение количества мусора благодаря применению посу­ды для многократного использования;

• сведение к минимуму расходов на оплату труда персонала, за­нимающегося уборкой территории и устранением отходов;

• качество блюд благодаря сервировке на фарфоровых тарел­ках, в отличие от одноразовых картонных, заметно повыша­ется;

• посуды и приборов требуется меньше, поскольку они постоян­но сдаются обратно;

• снижаются потери в связи с пропажей поступающей посуды.

Против использования залога свидетельствуют дополнительные затраты, возникающие в связи с возвратом посуды.

Залог часто воспринимается посетителями как нечто обремени­тельное, поскольку им претит обязанность соблюдать дисципли­ну и проделывать лишний путь к месту возврата посуды. Если для проведения мероприятия требуется работа с залогами, необ­ходимо учесть следующие условия.

• Цена залога не должна быть слишком высокой. Вилка, залог за которую составляет 5 евро, отпугнет посетителей от покуп­ки еды. А может случиться и такое, что многие посетители не в состоянии будут купить себе что-нибудь поесть, поскольку не рассчитывали на высокую стоимость залога и не взяли с собой достаточно денег.

• В наличии должно быть необходимое количество разменных денег. Особенно в самом конце ет7/-мероприятия, когда мож­но ожидать наибольшего наплыва посетителей, желающих вер­нуть посуду.

Чтобы не допустить возврата залоговой стоимости посуды, спе­циально прихваченной с собой из дома изобретательными по­сетителями, можно ввести в оборот специальные залоговые же­тоны.

Если на event-мероприятии от конечных потребителей в обяза­тельном порядке требуется сдача под залог тары и упаковки, стоимость залога должна быть выше стоимости упаковки. В со­ответствии с действующей на сегодняшний день директивой Фе­дерального министерства по вопросам окружающей среды, охраны природы и безопасности ядерных реакторов (BMU), обязатель­ный залог при продаже напитков взимается с пива, минеральной воды и газированных освежающих напитков — независимо от материала изготовления тары, будь то жестяные банки, однора­зовые стаканы или пластиковые бутылки.

Величина стоимости залога высчитывается исходя из размера сосуда. Для одноразовой тары емкостью менее 1,5 л стоимость залога составит 25 центов, за тару емкостью свыше 1,5 л придет­ся заплатить уже 50 центов.

4.1.7.3. Наличные деньги или талоны

Все чаще на различных еуея/-мероприятиях оплата товаров на­личными деньгами вытесняется расчетами посредством купо­нов, специально изготовленных для каждого мероприятия. Про­ведение мероприятия подразумевает, что в центральной кассе у входа наличные деньги обмениваются на купоны, которые затем принимаются к оплате во всех точках продаж.

Обычно в ходу «купюры» достоинством 1,5 и 10 евро. Такая «еуея?-валюта» чаще всего снабжена логотипом мероприятия или спонсора. Чтобы эта «валюта» имела хождение на всей террито­рии проведения event, должны соблюдаться определенные усло­вия.

• Все торговые точки, независимо от того, обслуживаются они одним или несколькими организаторами общепита, должны принимать к оплате данные купоны.

• Цены должны быть рассчитаны таким образом, чтобы со всех «купюр» можно было дать сдачу (если, например, наименьшее достоинство купона — 1 евро, нельзя назначать цену с 50 цен­тами).

• Купоны должны иметь как можно более надежную защиту от возможных подделок — даже с учетом первоклассных воз­можностей современных сканеров и фотопечати.

• Нереализованные купленные купоны должны быть вновь об­менены устроителем на деньги.

• Денежный и купонный поток должны координироваться. Если купоны продаются только в центральной кассе, следует обеспе­чить их повторное поступление в кассу после принятия к оплате в торговых точках. Таким образом можно снизить общее ко­личество требуемых купонов.

Если данные условия будут соблюдены, ввод в действие купонов может предоставить следующие преимущества:

• посетитель может расплачиваться купонами во всех торговых точках;

• торговый персонал не соприкасается с деньгами, что удоб­нее с точки зрения гигиены и снижения вероятности хище­ний;

• потребление возрастает, поскольку посетители, у которых пе­ред уходом с мероприятия еше остались неизрасходованные купоны, скорее потратят их, чем вновь обменяют на деньги;

• нет необходимости устанавливать в каждой торговой точке кас­совый аппарат с наличными деньгами.

Система в целом настолько продумана, что просто не может раз­очаровать посетителей. Самый худший вариант, который во что бы то ни стало необходимо предупредить, может выглядеть по пунктам следующим образом.

] Шаг 1. Посетитель (П) подходит к торговой точке и узнает, что к оп­лате в ней принимаются боны (до того он нигде не видел ни одной вывески, где бы об этом сообщалось).

Шаг 2. П приобретает купон в кассе.

Шаг 3. П приобретает желаемый товар в торговой точке и получает сдачу в купонах.

! Шаг 4. П идет к пункту возврата залога и получает купоны там.

j Шаг 5. П обменивает купоны в кассе на наличные деньги и нервно

j покидает еуел/-мероприятие.

j Примечание. Каждый такой шаг может быть омрачен еще и стоянием

\ в очереди.

Произведение расчетов в наличных деньгах имеет то преимуще­ство, что не возникает затрат на производство купонов. В случае небольшого мероприятия такие затраты оказываются неоправ­данно высокими. Еще одна возможность применения купонной системы сводится к приобретению в центральной кассе отдель­ных купонов на каждый вид товаров. В данном варианте посети­тель имеет возможность оплатить только то, что он намерен ку­пить. Персонал за прилавком в этом случае опять же не соприка­сается с деньгами.

Вместо купонов могут использоваться карточки, на которых про­ставляются печати в соответствии с видом и размером потребле­ния.

4.1.8. Инструкции в отношении продуктов питания

Чтобы не допустить употребления непригодных в пищу испор­ченных продуктов и причинения тем самым вреда здоровью лю­дей, имеется целый ряд предписаний, подлежащих безусловно­му исполнению.

4.1.8.1. Непрерывное охлаждение

Скоропортящиеся продукты питания требуют постоянного ох­лаждения. Оптимальная температура их хранения может нахо­диться в пределах от 2 до 7 °С. Такой температурный режим по возможности никогда не должен нарушаться, поскольку в про­тивном случае пищевые продукты могут стать некачественными или вообще непригодными в пищу. Если речь идет о продуктах глубокой заморозки, налицо безусловная необходимость в том, чтобы держать температуру ниже точки замерзания (-8 °С), ина­че обеспечение сохранности таких продуктов не представляется возможным.

Обоснованность поддержания указанных температур связана с тем, что большинство микробов размножаются при температуре около 30 °С. При температуре выше 70 °С микробы, напротив, теряют свою жизнеспособность. Предпочитающие холодную сре­ду микробы лучше всего растут и развиваются при температуре 10 "С.

Представленная на рис. 4.2 шкала обосновывает оптимальные температурные области для хранения и стерилизации продуктов (чтобы простерилизовать, например, мясо птицы, инструкция предписывает температуру как минимум 80 °С при минимальной продолжительности процесса 3 минуты).

Рис. 4.2. Температурные области гигиены пищевых продуктов

Даже если речь идет о продуктах, которые не могут испортиться сразу, все равно рекомендуется их охлаждение. Наряду с опасно­стью порчи имеется также опасность потери вкусовых качеств в случае несоблюдения надлежащего температурного режима.

4.1.8.2. Транспортировка и хранение

Продукты питания следует перевозить только в предусмотренных для них емкостях. При перевозках также следует обращать вни­мание на то, чтобы не нарушался температурный режим.

Хранение пищевых продуктов должно осуществляться только в специально для этого предназначенных контейнерах и при опре­деленных температурах — как на центральном складе, так и при транспортировке и в торговых точках.

4.1.8.3. Ответственность

Устроитель еуел/-мероприятия несет ответственность за соблю­дение предписаний в отношении продовольствия. Если он за­ключил договор на профессиональное обслуживание с партнером из сферы кейтеринга, то впоследствии к ответственности может быть привлечен партнер. И тем не менее в случае нарушений ин­струкций в первую очередь виновен устроитель.

На небольших корпоративных вечеринках иногда принято всклад-чину накрывать стол, принося из дома выпечку или салаты. От­ветственность за пригодность данных приношений к употребле­нию в пищу ложится в первую очередь на организатора.

Регулирование ответственности и гарантий рассматривается в гла­ве «Общие условия».

4.1.9. Контроллинг

Контроллинг в зависимости от фазы предъявляет различные тре­бования. В принципе, можно сказать, что каждый критерий, воз­никающий при планировании, должен быть проверен путем конт­роллинга. В данной книге нет возможности рассмотреть все дейст­вия, применяемые в контроллинге. Для каждого конкретного event и каждого случая кейтеринга контролирующие действия имеют свою специфику.

В рамках осуществления контроллинга действия могут быть, на­пример, следующими.

• Проверка договоров в подготовительной фазе.

• Вовремя ли устанавливаются торговые точки? Имеют ли они в своем распоряжении надлежащее оборудование? Как обес­печивается подача электричества? Хорошо ли размещены тор­говые точки?

• Убытки при продаже в разлив. Соблюдаются ли требуемые мак­симальные и минимальные уровни заполнения стаканов?

• Опасность обмана. Имеет ли торговый персонал собственные товары для продажи с выручкой в свой карман? Здесь стоит от­метить, что не следует подозревать людей в худшем, однако опыт свидетельствует, что хорошо организованный контроль помогает предупреждать надувательство.

Проверочные таблицы помогут не забыть важные критерии осу­ществления контроллинга.

4.1.10. Подведение итогов

Ниже рассмотрим подведение итогов еуея/-мероприятия. 4.1.10.1. Отлаженные сборы

Отлаженные сборы по окончании еуея/-мероприятия столь же важны, как и четкое планирование в самом начале. Для каждого участка должно быть назначено ответственное лицо. Поскольку территория вокруг не находится под бдительным надзором охран­ного агентства, все торговые точки должны быть свернуты. Это означает, что должны быть убраны все ценные предметы и обо­рудование — ножи, грили, газовые баллоны, ящики, бочки и пр. Нередки случаи, когда по окончании еуея/-мероприятия многие вещи бывают украдены, поскольку в беспорядке и без присмотра

разбрасываются повсюду, служа своеобразной приманкой для во­ришек. К тому же персонал торговых точек с ног валится от уста­лости и мечтает быстрее попасть домой.

Сборы торгового оборудования следует проводить согласно соот­ветствующей описи, в которой должно отмечаться и документиро­ваться, что все убрано в неповрежденном состоянии. Контроль­ная таблица по данной теме поможет организовать сборы.

4.1.10.2. Оставшиеся нераспроданными продукты

Даже при наилучшем планировании в той или иной мере суще­ствует опасность отклонения от плана. При планировании кейте­ринга, как правило, исходят из максимальной потребности в тех или иных товарах, чтобы избежать их недостатка по мере прове­дения мероприятия. Поэтому к концу event различные продукты часто остаются нераспроданными. Поскольку во многих случаях речь идет о скоропортящемся товаре, решения относительно то­го, как им распорядиться, должны приниматься в стремитель­ном темпе. В отношении последующей реализации неизрасходо­ванных и нераспроданных продуктов питания можно предложить несколько вариантов действий.

• Возврат поставщикам: возможен чаще всего только в том слу­чае, если заранее предусмотрен договором, и то лишь с со­блюдением определенных условий. Например, поставщик не имеет права принимать назад продукты глубокой заморозки, поскольку с момента изъятия товара из морозильной камеры поставщика последний уже не имел возможности контроли­ровать температурный режим хранения товара.

• Распределение продуктов питания между обслуживающим пер­соналом.

• Продажа нереализованных остатков в столовой на предпри­ятии.

• Пожертвования благотворительным организациям. Преиму­щество такого варианта заключается в позитивных откликах общественности на сей благородный жест.

4.2.. Инфраструктура

Еще одним ключевым фактором успеха еуеи/-мероприятия явля­ется инфраструктура. Она охватывает все, что необходимо для бес­перебойного хода мероприятия.

4.2.1. Место проведения мероприятия

В зависимости от типа мероприятия для места его проведения ак­цент делается на различные критерии, например, на повестку дня выносятся только определенные площадки.

4.2.1.1. Поиски возможных мест

По окончании фазы инициирования на повестку дня ставится идея устроить еуел/-мероприятие. Независимо от вида и масшта­ба запланированного мероприятия на рассмотрение, как прави­ло, выносится лишь ограниченное количество мест его возможно­го проведения. Чтобы осуществлять целенаправленные поиски места проведения, прежде всего нужно определить общие усло­вия и критерии, которым данная территория в каждом случае должна соответствовать. Эти условия для всех мероприятий ана­логичны. Проверке подлежат следующие критерии.

• Территория должна поступить в распоряжение устроителей к потенциальному сроку проведения (здесь речь идет о главном критерии, который должен быть соблюден во что бы то ни стало, иначе вопрос о его использовании попросту отпадет).

• Она должна быть достаточно просторной с точки зрения спо­собности вместить запланированное массовое мероприятие либо, наоборот, не слишком большой (если речь идет о юби­лее фирмы в тесном кругу клиентов, спортивный зал, рассчи­танный на 10 ООО зрителей, вряд ли будет уместен).

• В распоряжение устроителей должна быть предоставлена осо­бая инфраструктура (например, озеро для водных соревнова­ний на спортивном празднике или оснащенное специальной мультимедийной аппаратурой помещение для семинаров, где будут обучаться сотрудники международного филиала пред­приятия по сбыту).

4.2.1.2. Выбор места

Примерно за восемь лет до первенства мира по футболу была пода­на заявка на его проведение в установленный срок. Около шести лет решалось, в какой стране оно будет проводиться. Что касается большинства других еуел/-мероприятий, время на их подготовку оказывается значительно короче. Да и владельцам потенциаль­ных площадок нечасто выпадает предлагать их для сенсационных рекламных мероприятий. Решение, как правило, должно прини­маться на основе собственной проработки организатором всех «за» и «против», которые связаны с выбором данного места.

Чтобы облегчить принятие решения, рекомендуется, например, применение морфологического метода для анализа мест и их со­четаний и, в особенности, анализа практической ценности (см. «Методы менеджмента») для выбора места действия (табл. 4.1).

4.2.1.3. Договоры

Регулированию в договорном порядке подлежат: цена (включая дополнительные расходы), условия аннулирования, сроки и про­должительность (с какого момента территория поступает в рас­поряжение устроителей), закрытие улиц для проезда транспорта, строительный надзор и другие, специфические для event, крите­рии. Информация о составлении договоров размещена в главе «Общие условия».

Дата добавления: 2014-12-26