Процесс коммуникации как система с обратной связью

Виды коммуникации, их содержание

Тема 17. Коммуникация в процессе управления

17.1. Виды коммуникации, их содержание

17.2. Процесс коммуникации как система с обратной связью и помехами

17.3. Основные межличностные и организационные барьеры, возникающие

при обмене информацией. Пути преодоления коммуникационных барьеров

17.4. Технология публичного выступления. Факторы, влияющие

на эффективность передачи информации во время публичного выступления

Современный руководитель (в зависимости от уровня занимаемой им должности) от 50 до 90 % всего времени тратит на коммуникации. Такое значительное количество времени на обмен информацией тратится:

- на реализацию межличностных отношений;

- информационный обмен в процессах принятия решений;

- осуществление управленческих функций планирования, организации, мотивации и контроля.

Исходя из того, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются их связующим процессом.

Формулировка целей организации и их достижение зависят от качества обмена информацией, поэтому управление организацией необходимо основывать на эффективных коммуника­циях, которые можно классифицировать по ряду признаков.

В управлении организацией используются следующие виды коммуникаций: между организацией и внешней средой; уровнями организации; руководителем и подчиненными.

С имеющимися и потенциальными потре­бителями организация сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Государственное регулированию предусматривает заполнение отчетов.

С цель привлечения финансовых, материально-технических, человеческих ресурсов организация распространяет информацию о своем финансовом состоянии, организует маркетинговые коммуникации, сообщает сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.

Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.

Информация, циркулирующая внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций.

Понисходящей, т.е. с высших уровней подчи­ненным уровням управления сообщается информация о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Коммуникация по восходящей т.е. снизу вверх, осуществляется с целью оповещения руководства о текущих или назревающих проблемах, включает предложения о возможных вариантах решения проблем.

Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, заявок, предложений, объяснительных записок и т.д.

Горизонтальная коммуникация между различными отделами, структурными подразделениями осуществляется в процессе координации задач и действий.

Межличностная коммуникация между руководителем и подчиненными составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. С помощью межличностной коммуникации проясняются задачи, приоритеты и ожидае­мые от исполнителей результаты, обеспечивается их вовлеченность в решение задач структурного подразделения. В рамках этой коммуникации сверху вниз осуществляется, информирование, мотивирование и инструктирование подчиненных, снизу вверх информирование о назревающих или реально существующих проблемах, доведение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Коммуникация между руководителем и его рабочей группой позволяют повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность принять участие в решении новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен.

Канал неформальных комму­никаций является каналом распространения слухов *, действует быстрее, чем каналы формального обще­ния.

Информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, оказывается достаточно точной, а не искаженной в случаях, когда речь идет не о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов: предстоящие сокращения производственных рабочих; изменения в структуре организации; подробное изложение споров между сотрудниками; новые меры по наказаниям за опоздания; грядущие перемещений и повышения; кто кому назначает свидания после работы.

Руководители пользуются запланированной утечкой и распростра­нением определенной информации в своих интересах для предварительной проверки приемлемости для коллектива принятых непопулярных решений.

Дата добавления: 2015-04-29