Этикет деловой переписки

Стремительное развитие деловых отношений с другими странами привело к необходимости знакомства с правилами делового этикета, которым до последнего времени уделялось мало времени.

Слово «этикет» заимствовано из французского языка, одно из значений слова «etiquette» — «надпись». Этикетом называется составная часть внешней культуры человека и общества. В него входят те требования, которые приобретают характер более или менее строго регламентированного церемониала и в соблюдении которых особое значение имеет определенная форма поведения.

Деятельность делового человека невоз­можно представить без работы с докумен­тами. Экономисты подсчитали, что на со­ставление служебных документов и работу с ними некоторые категории работников аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени.

За всяким документом стоят люди, он опосредованно выражает отношения между ними, поэтому не случайно в сфере деловых от­ношений существуют свои, достаточно строгие требования к состав­лению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет.

От правильно составленного приказа, корректно написанного письма во многом зависят хорошие отношения в коллективе, с деловыми партнерами и, в конечном счете, успех дела.

Один из западных бизнесменов как-то заметил: «Каждый, кто занимается бизнесом, должен помнить, что написанное слово — это ваше лицо и лицо вашей фирмы. …Со­ставление письма или служебной записки так же важно, как и со­ставление калькуляции». Рон Теппер, автор популярной в США кни­ги «Как овладеть искусством делового письма», отмечает, что хоро­шие служебные документы — это произведения искусства. А ше­девры, как известно, не создаются за несколько минут.

Авторы эффективных посланий и деловых бумаг уделяют много времени оформлению своей документации. Люди, прекрасно владеющие слогом и искусством деловой беседы, нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить тот или иной документ. Причина тому — формализованность служебной документации, требующая лаконичности, четкости, односложности языка. Документы не долж­ны быть перегружены словами, ненужными речевыми оборотами и должны соответствовать этикету деловой переписки.

Максимум информации при минимуме слов — основное правило их составления.

По правилам делового общения, принятым в США, ком­мерсант, пишущий послание клиенту, должен обязательно использо­вать какой-нибудь личностный момент: футбольную игру, детей, шко­лу, общего друга, упомянутого в беседе. В нашей отечественной деловой практике такая фамильярность считается излишней.

В то же время общие принципы делового общения посредством до­кументации практически едины во всем мире.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, ко­торое он хочет передать, или вопрос, ответ на который он хочет полу­чить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;

• текст письма должен быть простым, конкретным, логичным, без двусмысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы адресат мог понять его содержание;

• письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса;

• письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;

• письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускаю­щем эмоционально-экспрессивной окраски;

• объем делового письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель ни в коем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;

• письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистиче­скими ошибками производит плохое впечатление и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка фирмы. Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандар­там и имеющих установленный набор обязательных элементов (рек­визитов), расположенных в определенном порядке.

1.1. Требования к оформлению делового письма зарубежным партнёрам

1. Деловые письма принято писать на отпечатанных типо­графским способом бланках фирмы (организации, учреждения). Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информа­ция должна легко читаться и при этом быть оформленной профес­сиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полигра­фического исполнения, качества бумаги.

Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностран­ными партнерами, должны быть на английском языке (можно продуб­лировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, долж­ны быть указаны номера телефонов, телекса и факса. Деловые пись­ма следует писать только на лицевой стороне, будь то фирменный бланк или обычный чистый лист.

2. Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее пишут: «продолжение следует» («continued over»). В международной деловой практике текст, как правило, умещают на одной странице.

3. Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на первой странице цифра не ставится.

Письмо должно быть напечатано на компьютере. Ширина поля с левой стороны — не менее двух сантиметров (для то­го, чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или хотя бы полтора интервала. Абзац начинается с красной строки — пять интервалов от поля. Обращение к адресату принято писать без абзаца. Переноса слов следует избегать.

5. Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не до­пускаются.

6. Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто не более, чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист остался несогнутым. На конвер­те можно разместить все реквизиты, имеющиеся на бланке, включая фирменный знак. Большие конверты, в которых письма отправляют­ся несогнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их содер­жимое не измялось при пересылке.

7. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует ис­пользовать по прямому назначению.

8. Резолюции на полученной корреспонденции принято делать только карандашом. Если — чернилами, то она должна быть написана на отдельном листе, который подкалывают к письму.

9. Ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение трех дней. На письмо — до истечения 10 дней. Если нет возможности во­время дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение трех дней сообщить, что письмо принято к сведению, а окончатель­ный ответ дать не позднее, чем через 30 дней.

Дата добавления: 2015-07-02