Правовое регулирование командировки работника

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими служебные командировки работника, являются Трудовой кодекс РФ и Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»[223].

ТК РФ в ч. 1 ст. 166 дает определение понятия служебной командировки – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В определении командировки не указывается срок, на который можно отправлять работника – «на определенный срок». В Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 также не говорится о предельном сроке командировки. И хотя в Инструкции № 62 указывается, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, следует сделать вывод о том, что предельного срока командировки не установлено.

Ранее понятие командировки давалось в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988 № 62[224]. В отличие от Инструкции № 62, в определении, данном в ТК РФ, не указывается на такое существенное условие как «направление работника в другую местность».

Не будет считаться командировкой направление работника на обучение, работа по ученическому договору, связанная с разъездным характером или осуществляемая в пути.

Работник не имеет право отказываться от направления в командировку, это может быть расценено работодателем как дисциплинарный проступок. Исключение составляют отдельные категории работников, которые не могут быть направлены в камандировку без их согласия.

Законодатель, указывая в определении на «место постоянной работы», не отвечает на вопрос о возможности направления совместителя в командировку.

При направлении в командировку заполняется «Служебное задание для направления в командировку» (форма № Т‑10а). В служебном задании указывается место, срок, цель командировки. На этом основании издается приказ (форма Т‑9), утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004[225]. В соответствии с приказом работнику выдается командировочное удостоверение (форма Т‑10). Если работник направляется в командировку и возвращается из нее в один и тот же день, командировочное удостоверение можно не оформлять. Чтобы подтвердить командировочные расходы, будет достаточно приказа руководителя[226].

Работник должен проставить в командировочном удостоверении фактическое время прибытия и отбытия. Отметки заверяются печатью организации и подписями должностных лиц. Если работодатель направляет сотрудника в командировку не в конкретную организацию, а для выполнения какого‑либо задания (например, для исследования местности, выкладки товара), то отметку и печати о прибытии и выбытии в бланках командировочного удостоверения можно поставить в гостинице. А если сотрудник не останавливается в гостинице или там отказываются делать отметку о прибытии, подтверждением расходов будут служить приказ о направлении в командировку и другие оправдательные документы (проездные документы, гостиничные счета и др.).

После возвращения из командировки работник заполняет авансовый отчет (форма №АО‑1), утвержденный Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55[227]и прикладывает к нему документы, подтверждающие произведенные расходы. Авансовый отчет утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя. Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Наличие и оформление других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 для целей налогообложения определяется внутренним документооборотом организации. Для документального подтверждения расходов по налогу на прибыль такие документы не являются обязательными (в частности, это приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №№ Т‑9 и Т‑9а) и служебное задание (форма № Т‑10а)).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 19 Инструкции № 62). Если работник не вернул командировочные, то работодатель имеет право взыскать с работника их остаток. В этом случае работодатель, во‑первых, оформляет такое удержание приказом (распоряжением). Во‑вторых, необходимо получить письменное согласие работника. Максимальный размер удержания в месяц в данном случае не должен превышать 20 % от месячного заработка подотчетного лица (ст. 138 ТК РФ). Решение об удержании принимается не позднее месяца, начиная с четвертого дня после того, как работник вернулся из командировки (ст. 137 ТК РФ).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

На командированного работника обычно распространяется режим той организации, в которую он направлен. Вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или возвращения из нее решается по согласованию с руководителем организации.

Работа в выходные дни, в нерабочие праздничные дни подчиняется общим правилам и компенсируется в установленном законодательством порядке. Письменное распоряжение работодателя и является основанием для осуществления компенсаций. Работа, выполняемая командированными работниками в месте командировки по их инициативе, повышенной оплате не подлежит.

Работники, находящиеся в командировке, должны использовать еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее.

Днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути).

Если отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете, то для устранения налоговых рисков приказом руководителя организации командировка должна быть продлена.

При направлении работника в командировку работодателю необходимо учесть запреты, установленные в ч. 1 ст. 259, ст. 268, ч. 3 ст. 203 ТК РФ, а также требование о получении согласия лиц, указанных в ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ. Отказ этих работников работодателю нельзя расценить как дисциплинарный проступок.

Правовой институт командировки работника необходимо отличать от перевода, от изменения оговоренных условий трудового договора вследствие изменения организационных и технологических условий труда или перемещения, поскольку при направлении в командировку работнику предоставляются гарантии, указанные в законодательстве (ч. 1, 2, 3 ст. 259, 264, 268 ТК РФ).

Основные отличия можно провести по целям и условиям направления.

Перевод – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Командировка – это временное выполнение работы в другой местности по своей трудовой функции. В большинстве случаев для перевода требуется письменное согласие работника, а для командировки для большинства категорий работников нет.

Перемещение и командировка (по общему правилу) не требуют согласия работника. Перемещение осуществляется в рамках организации в той же местности, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора. Перемещение осуществляется без определения срока, а командировка – на определенный срок.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Например, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работниками организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»[228]или согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»[229].

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Работодатель с 1 января 2009 г. может списать в налоговом учете суточные полностью. Такие изменения внесены в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для этого необходимо определить норматив суточных в коллективном договоре или других локальных актах организации, например, приказах, положении об оплате труда, положении о командировках и т. п., иначе налоговые инспекторы могут предъявить претензии в отношении того, что расходы на суточные не подтверждены документально.

С суточных, выплачиваемых в пределах этих норм, не нужно будет начислять налог на прибыль, а также пенсионные взносы и взносы в Фонд социального страхования РФ от несчастных случаев. С этого момента работодатель вправе принимать в качестве расходов по налогу на прибыль фактические затраты на выплату суточных.

Налог на доходы физического лица не удерживают только до 700 рублей за каждый день командировки по России и 2500 рублей для загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если работодатель выплатил суточные в большем размере, то с суммы превышения необходимо начислить НДФЛ. Сделать это нужно в день выдачи аванса работнику, отправляющемуся в командировку.

В правоприменении вызывает споры ситуация, когда работник должен прибыть в командировку в город, где у него есть постоянная регистрация. Контролирующие органы не разрешают относить расходы на суточные при служебной поездке в город, где работник прописан.

Если командированный в другой город работник не успел выполнить задание за отведенное время и остался там еще на несколько дней, то признать дополнительные затраты – суточные, оплату жилья – можно, если сотрудник задержался в другом городе исключительно из‑за работы. Работодатель для подтверждения производственной необходимости задержки должен принять новый приказ о командировке. Приказ же, в свою очередь, желательно обосновать документами, которые привезет работник.

Для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель, в соответствии с ст. 168 ТК РФ, обязан возместить затраты связанные со служебными поездками в виде:

– расходов по проезду;

– расходов по найму жилого помещения;

– дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

– иных расходов, произведенных работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в этой статье, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Другие случаи предоставления работнику гарантий и компенсаций установлены в гл. 28 ТК РФ, а также в иных статьях ТК РФ и федеральных законах.

Контрольные вопросы

1. Сформулируйте понятия гарантии и компенсации.

2. Какие виды гарантий и компенсаций закреплены в законодательстве?

3. Каков правовой статус работника, находящегося в командировке?

Глава 15. ТРУДОВОЙ РАСПОРЯДОК И ДИСЦИПЛИНА ТРУДА

§ 1. Понятие трудового распорядка и дисциплины труда.

§ 2. Виды трудового распорядка.

§ 3. Методы (способы) обеспечения трудового распорядка.

§ 4. Дисциплинарная ответственность.

Дата добавления: 2014-11-25