Как добиться координации

Очевидно, можно добиться хорошей координации, если наладить слажен­ную совместную работу людей. Сюда входят интеграция их деятельнос­ти, хорошая организация общения, осуществление руководства и создание группы (все направления освещаются в отдельных главах). Но кроме этого следует обратить внимание на особые методы, описанные ниже.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Координацией необходимо заниматься до наступления события, а не пос­ле него. Первым шагом является планирование. Оно означает принятие

70 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

решения о том, что нужно сделать и когда. Это процесс разделения об­щей задачи на совокупность упорядоченных или взаимосвязанных второ­степенных задач. Затем устанавливаются приоритеты и сроки.

ОРГАНИЗАЦИЯ

Вы знаете, что надо делать. Теперь вам надо решить, кто будет этим заниматься. При распределении работ между людьми старайтесь не раз­бивать связанные между собой задачи, которые невозможно отделить одну от другой.

Труднее всего будет решить, где пролегает граница между отличающи­мися, но взаимосвязанными видами деятельности. Если граница очерчена слишком жестко или недостаточно четко, могут возникнуть проблемы в координации. Не следует слишком полагаться на формальную организа­цию, обозначенную в должностных инструкциях, структурных схемах и руководствах. Если же вы понадеетесь на нее, то сами заложите жест­кость и возведете препятствия на пути общения, которые играют роко­вую роль в вопросе координации.

Неофициальная организация, которая есть в каждой компании, может способствовать координации. Когда люди работают вместе, у них возни­кает система общественных отношений, выходящих за пределы формаль­ной организации. Они создают сеть неформальных групп, которые тяго­теют к самодисциплине. Это освобождает руководство от строгого надзо­ра и контроля и оставляет больше времени для планирования, решения проблем и общего мониторинга трудового процесса.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Неформальная организация может помочь в координации, но все же нужно поручать работу сотрудникам таким образом, чтобы они знали, что от них требуется, и осознавали необходимость работать в сотрудничестве с другими для достижения слаженного результата.

Искусство состоит в том, чтобы привести всех заинтересованных лиц к пониманию, почему они должны наладить связь с другими людьми и в какие сроки должны выполнить эту работу. Не надо просить людей о координации; они должны согласовывать свои действия почти автомати­чески. Делать это они будут, если вы поручите им не только конкретные задачи, но и дадите задание работать сообща с другими.

ОБЩЕНИЕ

Нужно не только четко сообщать, что должно быть сделано, но и побуж­дать людей к общению между собой.

Необходимо избегать ситуаций, в которых вас могут спросить: "Поче­му никто не сказал мне об этом? Если бы мне сказали, я мог бы расска-

координация • 71

зать, как выйти из затруднительного положения". Нельзя позволять ни­кому прибегать к отговорке Джеймса Форсайта - "мне никто ничего не рассказывает". Люди должны сами выяснять то, что им надо знать, а не ждать, пока им расскажут.

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ

Если вы применяете процессы, описанные выше, и они работают, то теоре­тически вам нечего больше беспокоиться о координации. Но в жизни, конечно, все не так. Следует контролировать действия и результаты, вы­являть проблемы и при необходимости оперативно принимать меры по исправлению ситуации. Координация не появляется сама собой. Ею нуж­но заниматься, но следить за тем, чтобы не переусердствовать. Предос­тавьте людям как можно большую свободу, чтобы они строили горизон­тальные отношения. Такие отношения могут гораздо эффективнее содей­ствовать координации, чем жесткий и авторитарный контроль сверху.

Дата добавления: 2015-04-29