Что входит в понятие хороший отчет.

Отчет предназначен для того, чтобы провести анализ и объяснить ситуа­цию, предложить и добиться согласования плана. Он должен быть логич­ным, практическим, убедительным и лаконичным.

Чтобы отчеты вам удавались, необходимо вначале иметь то, о чем стоит сказать. Такие способы, как ясность мышления (глава 4), творчес­кое мышление (глава 13), решение проблем (глава 39) и устранение проб­лем (глава 23) могут оказаться полезными. Ваш анализ мнений и фак­тов и оценка вами имеющихся вариантов должны создать основу для положительных выводов и рекомендаций.

290 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

Существует три основополагающих правила составления отчетов:

• Разработайте для своего отчета логическую структуру.

• Пользуйтесь простыми словами для выражения того, что вы
хотите сказать.

• Помните о важности хорошей, уверенной подачи материала.

СТРУКТУРА

Отчет должен иметь начало, среднюю часть и концовку. Если отчет длин­ный или сложный, для него потребуется также краткое обобщение в виде выводов и рекомендаций. Кроме того, он может иметь приложения, в которых приведены подробные данные и статистика.

НАЧАЛО

Во вступлении следует объяснить, зачем написан отчет, его цели, полно­мочия и почему его следует читать. Затем в нем необходимо указать источники информации, на которых основан отчет. И, наконец, если отчет делится на разные разделы, необходимо объяснить принцип деления и наименование этих разделов.

СРЕДНЯЯ ЧАСТЬ

В средней части необходимо изложить собранные вами факты и ваш анализ этих фактов. Анализ должен логически приводить к установле­нию причин проблемы. Содержащиеся в заключительном разделе выво­ды и рекомендации должны следовать из анализа и диагностики причин. Одним из наиболее распространенных слабых мест в отчетах является то, что факты не ведут естественным образом к выводам; другое же заключается в том, что выводы не подтверждаются фактами.

Подытожьте факты и свои наблюдения. Если вы установили альтер­нативные варианты действий, изложите аргументы за и против каждого из них, но четко дайте понять, какому варианту вы отдаете предпочтение. Не оставляйте своих читателей в неопределенности.

Типичный отчет, посвященный устранению проблем, должен начинать­ся с анализа текущей ситуации; после этого в нем должны быть выявле­ны любые проблемы или недостатки этой ситуации и приведено объяс­нение, почему они возникли; и лишь затем должны быть предложены способы разрешения проблем.

ОКОНЧАНИЕ

В заключительной части отчета следует изложить свои рекомендации и показать, как каждая из них помогает добиться задач, поставленных перед

СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТОВ • 291

отчетом, или преодолеть любые недостатки, обнаруженные в процессе аналитических исследований.

После этого необходимо раскрыть преимущества и затраты, связанные с выполнением рекомендаций. Затем следует предложить четкий план реализации рекомендаций - программу работы с указанием сроков ис­полнения и фамилий исполнителей. И, наконец, нужно сообщить адресату, какого действия, например утверждения планов или разрешения на про­изводство капитальных затрат, вы от него ожидаете.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В длинном или сложном отчете чрезвычайно полезно дать резюме - крат­кое обобщение в виде выводов и рекомендаций. Оно помогает читателю сконцентрировать свои мысли, и его можно использовать в качестве плана для презентации и обсуждения отчета. Оно служит средством организации перекрестных ссылок на соответствующие пункты или разделы отчета.

ПРОСТЫЕ СЛОВА

"Если язык неточный, тогда то, что сказано, не есть то, что подразумевает­ся; если же то, что сказано, не есть то, что подразумевается, тогда то, что должно быть сделано, останется невыполненным" (Конфуций).

Заголовок данного раздела взят из сочинения сэра Эрнеста Говерса "Только простые слова" (The Complete Plain Words) (21). Эту книгу следует прочесть всем, кто интересуется составлением отчетов. Рекомен­дации Говерса о том, как лучше всего передать смысл и при этом избе­жать двусмысленности и не причинять лишних хлопот читателю, таковы:

1. Используйте ровно столько слов, сколько потребуется для пе­
редачи смысла, поскольку, если использовать больше, вы, веро­
ятнее всего, затемните его и утомите своего читателя. В част­
ности, не злоупотребляйте прилагательными и наречиями, а
также не используйте иносказательные выражения там, где
можно обойтись простыми словами.

2. Используйте привычные, а не вычурные слова, если они так же
удачно выражают то, что вы хотите сказать, поскольку люди
лучше понимают то, что им хорошо знакомо.

3. Пользуйтесь словами, которые имеют точное значение, а не теми,
значение которых туманно, так как они наверняка лучше по­
дойдут для того, чтобы четко выразить вашу мысль; и, в част­
ности, отдавайте предпочтение конкретным словам перед аб­
страктными, поскольку они с большей вероятностью будут иметь
точное значение.

Если вы будете соблюдать эти принципы, то не сможете совершить боль­ших ошибок.

292 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Способ представления вашего отчета повлияет на его воздействие и цен­ность. Читателю нужно иметь возможность легко следить за вашей аргу­ментацией и не погрязнуть в изобилии мелких подробностей.

Пункты должны быть короткими, и каждый из них должен ограничи­ваться одной темой. Если вы хотите перечислить или обратить особое внимание на ряд моментов, представьте их в виде таблицы или восполь­зуйтесь маркированными списками. Например:

Повышение зарплаты

Необходимо сохранять контроль над размером повышения, для чего выдать менеджерам руководящие указания по:

• Максимальному проценту увеличения суммы выплат его сотрудни­
кам по платежной ведомости, который разрешается для увеличе­
ния зарплат отдельным работникам;

• Максимальному проценту увеличения, который следует выплатить
штатным сотрудникам.

Для удобства организации и использования сносок пункты можно нуме­ровать. Некоторые предпочитают систему нумерации, при которой основ­ным разделам присваиваются номера 1, 2 и т.д., подразделам - 1.1, 1.2 и т.д., а еще более мелким разделам - 1.1.1, 1.1.2 и т.д. Однако такая нумерация может быть громоздкой и отвлекает внимание. Более простая система, которая упрощает организацию перекрестных ссылок, предпола­гает нумерацию каждого пункта, но не его заголовка, цифрами 1, 2, 3 и т.д. Подпункты или абзацы обозначают 1(а), 1(6), 1(в) и т.д., а более дробные пункты в случае их использования - l(a)(i), (ii), (iii) и т.д. (либо исполь­зуют маркированный список).

Используйте заголовки, чтобы подсказать людям, о чем они будут чи­тать дальше, и помочь им в ознакомлении с отчетом. Основные заголов­ки необходимо выделять прописными буквами или жирным шрифтом, а подзаголовки - набирать буквами нижнего регистра или курсивом.

В длинном отчете может быть алфавитный указатель в виде списка основных заголовков и подзаголовков вместе с номерами их пунктов, как в примере:

Пункты

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА 83 - 92

Структура оплаты труда 84 - 88

Определение квалификации/разряда 89 - 90

Повышение оплаты труда 91 — 92

СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТОВ • 293

Отчет произведет наилучшее впечатление, если он будет кратким и по существу вопроса. Прочтите и перечитайте его заново в черновом вари­анте, чтобы исключить любой ненужный материал или места, лишенные динамизма. Используйте маркированные списки для упрощения формы подачи и для четкого и лаконичного изложения своих убедительных до­водов.

Не перегружайте основные страницы своего отчета массой неудобова­римых цифр или других данных. Обобщите ключевые цифровые данные в компактных, легких для понимания таблицах с понятными заголовка­ми. Вынесите вспомогательные материалы в приложение.

294 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

Управление рисками

Управление рисками связано с исключением неприемлемых рисков и управлением существующими рисками с целью сведения к минимуму любых неблагоприятных последствий их действия. Согласно данным службы экономической разведки (Economist Intelligence Unit) (Управ­ление рисками в бизнесе - Managing Business Risks, 1995), риск в бизнесе - "это опасность того, что событие или действие окажут небла­гоприятное воздействие на способность организации выполнить стоящие перед ней задачи и успешно реализовать свои стратегии". Исследования, проведенные среди 3000 руководителей, показали, что лишь 5 процентов из них были абсолютно уверены в том, что их системы управления рис­ком успешно выявляли, оценивали, сводили к минимуму и управляли всеми серьезными потенциальными рисками, влиявшими на их бизнес.

Риски могут касаться лишь финансовых аспектов, - какова вероят­ность окупаемости капиталовложений? Но риски, которые практически уничтожили компании Барингз (Barings) и Дайва (Daiwa), возникли из-за ошибок административного управления, неподходящих систем и ха­латности персонала. Организация может терпеть убытки из-за неспо­собности оградить свои позиции на фьючерсном рынке. Причиной тому может быть назначение неопытного менеджера ответственным за вы­полнение задачи и непринятие компанией мер по разумному контролю

УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ • 295

действий этого менеджера. Предприятия коммунальных услуг могут получать регулярные предупреждения и сталкиваться с рисками, исхо­дящими от политических решений, и все это необходимо предвидеть. Аудиторы должны помнить о рисках, которым они подвергают себя в тех случая, когда их аудиторские заключения по их собственной халат­ности не дают "полной и объективной точки зрения". Сбыт за границей может подвергаться политическим рискам, а фирма по разработке и продаже программного обеспечения должна быть готова к риску, что конкурент выпустит более совершенный продукт. Компания, которая удерживает на рынке позиции лидера, может столкнуться с риском уг­розы конкурентов, - насколько компания отслеживает деятельность своих конкурентов, регулярно оценивает потребности клиентов и стре­мится к усовершенствованию продукта или повышению уровня оказы­ваемых услуг, чтобы сохранять конкурентное преимущество? Организа­ция может 80 процентов своего сбыта проводить через одного клиента. Что будет, если этот клиент подыщет себе другого поставщика? На­сколько велик риск? Что можно сделать, чтобы уменьшить его?

Эти ситуации и возникающие в связи с ними вопросы необходимо разбирать, применяя методичный подход к управлению рисками.

Дата добавления: 2015-04-29